En undersøgelse foretaget af den Kungliga Tekniska Högskolan (KTH) i samarbejde med Eurocard viser, at der er stor forskel på, hvordan nordiske virksomheder håndterer omkostningsafregninger. De hurtigste virksomheder bruger i gennemsnit 8 minutter pr. udlæg, hvor de langsomste bruger 10 gange længere tid.

- Fx kan det for en mellemstor virksomhed, der håndterer omkring 1.000 omkostningsafregninger om året, hurtigt dreje sig om store summer, siger Michael Afram, Key Account Manager hos Eurocard.

Tidsrøveren er for mange virksomheder en alt for manuel omkostningshåndtering, og at man ikke lykkes med at udnytte sine digitale værktøjer.

Michael Afram har tre grundlæggende tips til virksomheder, der føler, at de har brug for at strømline deres håndtering af udlæg.

Implementér en klar politik

Udarbejd en skriftlig politik med klare retningslinjer for, hvad der gælder for firmaudlæg, og hvordan man rent praktisk går fra A til B for at optimere processen. Sørg for, at politikken kommunikeres til alle medarbejdere. Informationen kan fx indgå som en del af det velkomstmateriale, som udleveres til nye medarbejdere.

Brug samme kort

En fejl i mange virksomheder er, at medarbejdere får lov til at bruge forskellige korttyper til deres udlæg. Med en fælles korttype har alle medarbejdere de samme betingelser, og virksomheden behøver ikke at bruge tid på at rette op på forskellige undtagelser i afregningssystemet. Det er også lettere at automatisere og forenkle udgiftsrapporterne. Med den rigtige valutakurs, den rigtige moms og det rigtige køb registreret automatisk, kan medarbejderen bruge tiden på andre ting.

Vælg software med omhu

Gå ikke bare efter prisen, når du vælger et automatiseret system til håndtering af udlæg. Vælg en erfaren leverandør, der kan forbinde og integrere korttransaktioner med fx kvitterings- eller mobilapp’s. Dette letter administrationen, giver virksomheden og medarbejderne mere effektive regnskabsprocesser og minimerer både fejl og frustrationer.