Håndtering af udlæg kan i al almindelighed være besværligt. Når kontoret byttes ud med et hjemmekontor bliver det hurtigt ekstra besværligt. Vores ekspert har tips til at gøre udlægshåndteringen betydelig enklere.
Patricia Scott, Nordic Business Manager hos Eurocard mener, at en virksomhed ganske enkelt kan gøre arbejdet lettere for sine ansatte.
- Med en digital løsning kan udlægshåndteringen gøres meget enkel og spare mange arbejdstimer.
Her nogle tips fra Patricia, der løser de to mest almindelige udfordringer:
1: "Det er besværligt at håndtere papirkvitteringer"
- Det kan vi kun give ret i. Det bekræftes i en research, som vi har lavet sammen med Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm. Rapporten viser, at det kan tage op til 55 minutter for en virksomhed at håndtere et enkelt udlæg. At det tager så lang tid, skyldes ofte den manuelle håndtering af papirkvitteringer.
Løsning er at digitalisere udlægshåndteringen
- Virksomheder, der ikke har et udlægshåndteringssystem, kan let optimere deres udlægshåndtering med en digital løsning.
Med Eurocard og Eurocard Pro app’ens udlægshånteringsmodul kan processen digitaliseres fra køb til økonomisystem siger Patricia Scott. I et digitalt flow.
Fordelene er yderligere at medarbejderen får betydelig bedre kontrol over sine udlæg og slippe for at holde styr på og aflevere papirkvitteringerne. Så nemt er det:
- Med Eurocard Pro appen tager medarbejderen et billede af papirkvitteringen direkte efter et køb.
- Kvitteringen matches så direkte med det rigtige beløb (købet) i app’en.
- Derefter sendes informationen til den person, som skal godkende udlægget. Alt sker i app’en - al papirarbejde er overflødigt.
2: "Det er vanskeligt at få et overblik, og der er for mange fejl i udlægsrapporterne"
- Kvitteringer mangler, stressende processer for personen, som skal godkende, og manuelle udlægsrapporter der ikke stemmer. Når ledere og administratorer taber kontrollen over virksomhedens udgifter, sker der let fejl.
Løsning er at have et digitalt overblik
- Vores udlægshåndteringsmodul er en webbaseret løsning, hvor oplysninger om alle virksomhedens udlæg betalt med Eurocard kan indsamles og opdateres i realtid.
Det betyder, at ledere og administratorer når som helst kan:
- Se hvilke udlæg, der er rapporteret, og hvilke der er på vej.
- Kategorisere og godkende udlægsrapporter
- Sende godkendte rapporter til økonomisystemet let og enkelt.
Udlægshåndteringsmodulet er en del af Eurocard Pro app’en. Her kobles alle transaktioner til de rigtige kvitteringer før de sendes til udlægshåndteringsmodulet. Smart og enkelt.
Læs mere og download Eurocard Pro app’en gratis
Læs mere om udlægshåndtering
Sådan fungerer udlægshåndteringsmodulet – se filmen
