I dag er der mange måder at gøre det nemt for medarbejderne at håndtere deres udlæg på. Her er et stort potentiale for at spare penge i de visionære virksomheder.

Besparelsespotentialet for virksomheder er stort, hvis de bruger automatiserede og centraliserede betalingsstyringssystemer. De mest effektive værktøjer er en kombination af kreditkort, mobilapp’s og digitale kvitteringer.

Smartphones, app’s og softwareprogrammer til udlægshåndtering (expense management) er sammen med kreditkort de vigtigste redskaber for virksomhederne til at opnå effektive rutiner til administrationen af medarbejdernes udgifter til rejser, hoteller, taxier og repræsentation.

Det fremgår af undersøgelsen foretaget af forskere ved den svenske Kungliga Tekniska Högskolan (KTH) på vegne af Eurocard. Undersøgelsen blev gennemført i perioden 21. september til 5. oktober 2017. I alt deltog 168 svenske, danske, norske og finske virksomheder ud af 1.000 respondenter i undersøgelsen.

Virksomheder, der bruger automatiserede systemer til udlægshåndtering, er i gennemsnit mindst 25 % mere effektive end dem, som benytter manuelle systemer. Mere end 80 % af virksomhedens medarbejdere har høj anvendelse af kreditkort, der samtidig fungerer som en platform for et automatiseret system, hvor andre værktøjer som smartphones og app’s tilsammen bidrager til at drive effektiviteten.

Undersøgelsen viser også, at hele 80 % af medarbejderne i de deltagende virksomheder foretrækker så automatiserede rutiner som muligt.

- Tendensen er klar mod en automatisering og centralisering af udlægshåndteringen. Men der er stadig mange virksomheder, der ikke udnytter potentialet for besparelser, penge som de i stedet kunne bruge på aktiviteter, der genererer indtægter. Udfordringen kan være at gennemføre løsningerne fuldt ud og holde konstant fokus, siger Mads Krumhardt Enggren, administrerende direktør for Eurocard.

En anden vigtig faktor i denne sammenhæng er, hvilke it-løsninger og it-udbydere virksomhederne vælger.

Nogle fakta fra KTH-rapporten vedr. virksomhedernes udlægshåndtering:

• 32 % af virksomhederne bruger smartphones
• 26 % af virksomhederne bruger app’s
• 23 % bruger softwareprogrammer
• 67 % af virksomhederne tilbyder kreditkort til medarbejderne
• 43 % har dataintegrerede kreditkort med finansielle systemer
• 53 % angiver, at opbevaring og brug af digitale kvitteringer strømliner udlægshåndteringen.