I dag kæmper virksomheder i alle størrelser med det samme problem – udlægshåndtering. Med manglende papirkvitteringer, køb som er uafsluttede hos medarbejderne og tidskrævende godkendelsesprocesser, bliver udlægshåndteringen meget hurtig meget besværlig.

Men hvordan kommer man i gang?

Vi fik en snak med Mads Moesgaard, Nordic Business Manager hos Eurocard, for at se om der er en løsning, der kan skabe orden i kaoset.

”Det varierer virkelig meget, hvordan virksomheder håndterer deres udlægsrapportering. En del virksomheder har en tendens til at sidde fast i manuel papirhåndtering, mens størstedelen af mellemstore og store virksomheder benytter mere avancerede systemer. For dem er det ”et must” at digitalisere processerne mest muligt for at lette arbejdsbyrden. Nogle virksomheder har sågar en skræddersyet løsning.”

Store fordele ved at digitalisere

Og der findes virkelig store fordele ved at digitalisere. Undersøgelser viser, at et udlægshåndteringssystem med digital integration til korttransaktioner, kan reducere tidsforbruget med 60%. Mindre tid brugt til at stresse over at nå udlægsrapporteringen, betyder mere tid til at udføre det egentlige arbejde. Dertil kommer gladere medarbejdere!

”Der findes allerede i dag mange velfungerende systemer til udlægshåndtering på markedet, der kan hjælpe virksomhederne med at opnå præcis disse fordele. Rigtig gode systemer, hvoraf mange kan skræddersyes til at passe til den specifikke virksomhed” siger Mads. ”Ved at arbejde tæt sammen med virksomhederne og tage udgangspunkt i deres eksisterende system, kan vi hjælpe med at skabe unikke, problemfrie og integrerede løsninger.”

Smart og brugervenlig løsning

Imidlertid er ikke alle virksomheder klar til at benytte et udlægshåndteringssystem. ”Mange virksomheder er af den opfattelse, at det er svært og tidskrævende at installere et system, og ganske enkelt ikke finder det besværet værd.” Så de vælger at udsætte beslutningen eller helt opgive tanken.” fortsætter Mads. ”Men Eurocard har udviklet en smart og brugervenlig løsning, der gør det let for disse virksomheder at begynde digitaliseringen af deres udlæg.”

Med effektiv udlægshåndtering skal kortindehaverne blot downloade Eurocard app’en. Derefter kan de straks begynde at rapportere transaktioner; udlæg som så godkendes af den ansvarlige og derefter overføres digitalt til virksomhedens økonomisystem.

Men en ting, der virkelig skaber problemer for såvel små som store virksomheder er håndteringen af alle papirkvitteringerne. Og papirkvitteringer synes allerede fra starten at være noget som hørte fortiden til.

”Det er tankevækkende, at når en medarbejder foretager et køb så starter kvitteringen med at findes i en digital version i forretningens kasseapparat. Herefter bliver kvitteringen så printet ud i en analog version, som den ansatte derefter skal digitalisere igen for at kunne udarbejde sin udlægsrapport. Hvilket besvær!”

Erstatte papirkvitteringer

Derfor har Eurocard udviklet en løsning, der hjælper virksomhederne med at erstatte papirkvitteringer med digitale kvitteringer. En løsning der ikke kun skiller sig ud fra konkurrenterne, men som faktisk gør omvejen til en reel genvej. En genvej der ikke alene sparer tid og energi, men også penge.

Hvorfor er Eurocard anderledes (og hvorfor er anderledes bedre)

1. Effektiv udlægshåndtering
   En service som gør det muligt for virksomheder uden et rejseafregningssystem at digitalisere deres processer – fra køb til bogføring. Smart og enkelt
2. Smarte kvitteringer
   En løsning der automatisk leverer en digital kvittering til kortindehaverens smartphone, kobler den sammen med den rigtige transaktion og sender den ind i virksomhedens rejseafregningssystem.
3. Universal
   Store som små virksomheder. Eget rejseafregningssystem eller ej. Løsningen fra Eurocard skaber værdi for alle typer virksomheder.