Udlæghåndteringsmodul
Du kan ikke længere bestille denne service hos os, da den overgår til Cardlay pr. 29. december 2023. Nedenfor finder du svar på de oftest stillede spørgsmål vedrørende ændringen.
Guides / vejledninger
Hvordan kommer vi igang?
Efter at I har bestilt effektiv udlægshåndtering, vil administrator modtage en mail med instruktioner om, hvordan man logger sig ind i systemet og konfigurer det. Her er en enkel startguide, der hjælper dig med at komme i gang.
Hvis du har behov for en mere detaljerede instruktioner om, hvordan du bestiller effektiv udlægshåndtering, får oprettet kategorier og konti, hvordan Eurocard Pro app’en bruges, hvordan de ansatte skal håndtere deres udlæg, og laver kørselsrapporter, finder du information i implementeringsguiden nedenfor. Du guides også igennem, hvordan de ansattes udlæg kontrolleres og godkendes, og hvordan eksport til økonomisystemet oprettes.
Implementeringsguide til effektiv udlægshåndtering (PDF på engelsk)
Hvordan rapporterer jeg udlæg i Eurocard app'en?
Med Eurocard Pro app'en kan du rapportere dine udlæg, uanset om du har betalt med dit Eurocard firmakort, eller du selv har lagt pengene ud. Du kan også lave en kørselsrapport. Guiden her viser dig, hvordan du gør.
The Eurocard Pro app: How to submit expenses to your bookkeeper (PDF på engelsk)
Hvordan opretter man integration til økonomisystemet?
I udlægshåndteringsmodulet kan du eksportere data til virksomhedens økonomisystem, uanset om I benytter e-conomic, Fortnox eller ønsker at bruge Excel-filer eller generelle CVS-filer. I denne guide forklarer vi, hvordan det gøres.
Sådan gør du udlægshåndteringsmodulet klar til brug.
For at gøre udlægshåndteringsmodulet klar til brug for alle i virksomheden, skal det sættes op så ledere, controllere og administratorer enkelt kan bruge det. I denne guide viser vi dig, hvordan du opretter konti, modkonti samt eksportering af data til økonomisystemet.
The Expense manager portal: How to set up your expense management (PDF på engelsk)
Q&A for administratorer
Hvad er Expense Manager?
Expense Manager er en tjeneste, der giver kortindehavere mulighed for at håndtere deres udlæg i Eurocard Pro app'en, samt webværktøjet udlægshåndteringsmodulet, hvor administratorer kan godkende, afvise eller anmode om mere information om udlæggene.
Hvornår lukke tjenesten Expense Manager?
Expense Manager vil ikke længere være aktiv fra den 29. december 2023. Det betyder, at Eurocard Pro app'en og udlægshåndteringsmodulet ikke længere vil være tilgængelige efter denne dato.
Hvad sker der med Eurocard Expense Manager?
Tjenesten Eurocard Expense Manager bliver lukket og erstattet af Cardlay Expense. Eurocard Expense Manager-tjenesten er blevet udviklet og vedligeholdt af Cardlay, en samarbejdspartner til Eurocard, og de vil fremover være serviceudbyder af udlægshåndteringssystemet.
Hvad er forskellen mellem Cardlay Expense og Eurocard Expense Manager?
Tjenesten vil være ens, men udseendet og oplevelsen vil være anderledes. Kortindehavere skal administrere deres udlæg ved hjælp af Cardlay Expense app'en, og administratorer vil godkende, afvise eller anmode om information via Cardlay Expense-webværktøjet.
Kan jeg bruge tjenesten indtil den lukker?
Ja, du har stadig adgang og kan bruge tjenesten både Eurocard Pro app'en og udlægshåndteringsmodulet, indtil de lukkes. Sidste dato for:
- Indsendelse af en rapport er den 15. december 2023
- Log ind i udlægshåndteringsmodulet er den 29. december 2023.
Hvad gør jeg, hvis jeg ikke ønsker at benytte Cardlay Expense service?
Hvis du beslutter, at du ikke ønsker at benytte tjenesten, skal du sende en e-mail til expensemanageroptouts@seb.se for at informere os om dette senest den 25. oktober 2023. Husk at notere jeres CVR.nr. i mailen.
Hvad sker der med de informationer og data, som ligger i udlægshåndteringsmodulet?
Når tjenesten lukker, vil du ikke længere have adgang til de oplysninger og data, der er gemt i webværktøjet. De vil alle blive slettet og ikke kunne gendannes. Det er derfor meget vigtigt, at alle data, der er nødvendige til arkivering og revision, downloades og gemmes af virksomhedens administrator.
Hvordan eksporterer jeg de data, der er i udlægshåndteringsmodulet?
Du kan gemme data ved at eksportere dem fra udlægshåndteringsmodulet.
Brug denne trin-for-trin vejledning til at eksportere dine data
Vil Cardlay Expense-webværktøjet indeholde udlæg fra Eurocard Expense Manager?
Nej. Alle data, der er nødvendige til arkivering og revision, bør eksporteres fra Eurocard Expense Manager, da de vil blive fjernet, når webværktøjet lukker.
Hvor længe gemmes udlæg og kvitteringer i Eurocard Expense Manager webværktøjet?
Rapporterne bliver ikke gemt i webværktøjet, så vi anbefaler, at du downloader alle rapporter, der er nødvendige til brug for revision og arkivering.
Hvad er migrationsprocessen fra Eurocard Expense Manager til Cardlay Expense Manager?
Cardlay kontakter administratorer, når det er tid til at begynde overførsel fra Eurocard Expense Manager til det nye Cardlay-system. Yderligere information kan findes her på Cardlays supportside.
Kan jeg bruge både Cardlay- og Eurocard Expense Manager tjenesten på samme tid?
Ja, du kan bruge begge systemer på samme tid, indtil Eurocard Expense Manager tjenesten lukkes, og vi anbefaler, at du gør det for at sikre, at migrationen bliver udført korrekt. Du vil ikke blive opkrævet for at bruge det nye system i overgangsperioden.
Hvornår skal jeg skifte til den nye løsning?
Tjenesten lukker ned den 29.12.2023, og vi anbefaler, at du starter migrationsprocessen så snart, du modtager velkomst e-mailen fra Cardlay for at sikre, at migrationen udføres korrekt og på den mest problemfri måde.
Hvordan tilføjer vi kortindehavere til tjenesten?
Du skal tilføje hver enkelt kortindehaver til Cardlay Expense-systemet, og når dette er gjort, vil Cardlay sende en velkomst-e-mail til kortindehavere med instruktioner om at downloade Cardlay Expense-appen.
Hvad skal vi informere kortindehaverne om?
Du bør informere kortindehaverne om, at de skal bruge en anden app til at håndtere deres udlæg, og at de vil modtage en e-mail fra Cardlay, når de skal gøre dette.
Vil integrationen til Fortnox eller e-conomic stadig fungere?
Nej, Cardlay Expense-systemet har ingen indbygget integration til Fortnox eller e-conomic.
Hvordan kommer jeg i gang med Cardlay Expense?
Du modtager en velkomst e-mail, når det er tid til at udføre migreringen, sammen med en trin-for-trin guide om, hvordan du gør dette.
Hvad skal jeg gøre, inden webværktøjet lukkes?
Du skal sikre dig, at du har eksporteret alle data, du har brug for til arkivering og revision. Du skal også følge den overførselsguide, du modtager fra Cardlay. For at få mere information om migrationsprocessen, klik her.
Hvordan betaler jeg for tjenesten efter den er overført til Cardlay Expense?
Da tjenesten bliver delt mellem Eurocard og Cardlay, vil omkostningerne for tjenesten også blive delt. Du vil blive opkrævet af Cardlay for udlægshåndteringen, og dette vil blive faktureret månedligt. Den anden faktura vil komme fra Eurocard for levering af autorisationer, transaktioner og kvitteringer til Cardlay, og denne vil blive faktureret årligt per kort.
Den samlede årlige pris forbliver uændret.
Hvor meget skal jeg betale Eurocard/Cardlay?
Da tjenesten nu bliver opdelt, vil I fra næste år modtage to separate fakturaer, men den samlede pris per kort per år bliver den samme:
- 250 kr. for vores levering af autorisationer, transaktioner og kvitteringer til Cardlay
- 410 kr. til Cardlay for udlægshåndteringsmodulet.
Kommer tjeneste til at koste det samme?
Ja, den samlede omkostning for tjenesten vil forblive den samme, og du vil ikke blive opkrævet mere.
Hvad sker der med det årlige gebyr, jeg allerede har betalt?
Det gebyr vil fortsætte i den nye service, hvilket betyder, at du først vil modtage en ny faktura, når den nuværende årlige gebyrperiode er afsluttet. Din næste faktura vil derefter blive delt op mellem Eurocard og Cardlay.
Kommer jeg til at betale for begge systemer i den periode, hvor de begge er aktive?
Du kommer kun til at betale for ét system i løbet af overgangsperioden og vil aldrig blive opkrævet dobbelt. Gebyret, du har betalt fortsætter, og du vil først blive opkrævet igen, når den nuværende faktureringscyklus er slut.
Hvor finder jeg Cardlay Expense-appen?
I øjeblikket er app’en ikke tilgængelig til download i App Store eller Google Play. Kortholdere vil modtage en e-mail, når Cardlay Expense-appen er klar og skal downloades.
Q&A for kortindehavere
Kan jeg stadig bruge Eurocard Pro app'en uden Expense Manager-tjenesten?
Ja i en kort periode men Eurocard Pro app'en bliver lukket. Download vores anden app; Eurocard app'en nu, for at fortsætte med at se transaktioner, tage billeder af kvitteringer og administrere dit firmakort. Alle kvitteringer, der tidligere var knyttet til en transaktion, vil blive vist i den nye Eurocard app.
Hvordan kan jeg administrere mit firmakort, efter at Eurocard Pro app'en er lukket ned?
Download vores anden app; Eurocard app'en, for at fortsætte med at administrere dit Eurocard Firmakort.
Hvad er Expense Manager?
Expense Manager er en tjeneste, der giver kortindehavere mulighed for at håndtere deres udlæg i Eurocard Pro app'en, samt webværktøjet udlægshåndteringsmodulet, hvor administratorer kan godkende, afvise eller anmode om mere information om udlæggene.
Hvornår lukke tjenesten Expense Manager?
Expense Manager vil ikke længere være aktiv fra den 29. december 2023. Det betyder, at Eurocard Pro app'en og udlægshåndteringsmodulet ikke længere vil være tilgængelige efter denne dato.
Hvad sker der med Eurocard Expense Manager?
Tjenesten Eurocard Expense Manager bliver lukket og erstattet af Cardlay Expense. Eurocard Expense Manager-tjenesten er blevet udviklet og vedligeholdt af Cardlay, en samarbejdspartner til Eurocard, og de vil fremover være serviceudbyder af udlægshåndteringssystemet.
Hvad er forskellen mellem Cardlay Expense og Eurocard Expense Manager?
Tjenesten vil være ens, men udseendet og oplevelsen vil være anderledes. Kortindehavere skal administrere deres udlæg ved hjælp af Cardlay Expense app'en, og administratorer vil godkende, afvise eller anmode om information via Cardlay Expense-webværktøjet.
Hvad er den sidste dato, hvor jeg kan indsende en rapport?
Sidste dato for indsendelse af en rapport er den 15. december 2023.
Kan jeg bruge tjenesten indtil den lukker?
Ja, du har stadig adgang og kan bruge tjenesten både Eurocard Pro app'en og udlægshåndteringsmodulet, indtil de lukkes. Sidste dato for:
- Indsendelse af en rapport er den 15. december 2023
- Log ind i udlægshåndteringsmodulet er den 29. december 2023.
Hvordan kommer jeg i gang med Cardlay Expense?
Du vil modtage en velkomst mail fra Cardlay, når administrator i din virksomhed har sat det nye system op, og du vil modtage instruktioner om, hvordan du kommer i gang.
Hvor finder jeg Cardlay Expense-appen?
I øjeblikket er app’en ikke tilgængelig til download i App Store eller Google Play. Kortholdere vil modtage en e-mail, når Cardlay Expense-appen er klar og skal downloades.