Der er store summer at spare på håndtering af udlæg. En rapport fra KTH viser, at omkostningerne mellem manuel og automatisk håndtering kan variere med op til 70 %. Ved tusinde rejseregninger bliver det en halv million kroner pr. år.

Disse attraktive besparelser kommer ikke fra enkelte specifikke handlinger, men er resultatet af en stærkt gennemtænkt kombination af tre værktøjer, hvor man tager hånd om indkøbsprocessen trin for trin.

Det første trin er at bruge et automatiseret rejseafregningssystem (EMS) til administration af rejseudlæg. De fleste virksomheder har et system, der fungerer – som oftest blot et Excel-ark – til registrering af udlæg. Men problemet er, at de kræver en vis grad af manuel indtastning. Jo nærmere du kan komme et automatiseret system, jo nærmere er du en besparelse på 70 %.

Når et automatiseret EMS-system er på plads og fungerer korrekt, er trin to en fuldt integreret tilgang af data fra betalingsløsningen (i de fleste tilfælde et kreditkort) til systemet. Der er flere fordele ved dette. Den vigtigste er, at medarbejderne ikke behøver at indtaste transaktionsdata manuelt, og at valutakurserne leveres automatisk. Det betyder, at det bliver lettere for ledelsen at godkende, da kvaliteten af dataene er høj fra begyndelsen. Se, det er jo en rigtig win-win situation.

Automatiserede rapporteringssystemer og integrerede betalingsløsninger, der arbejder i perfekt harmoni, kan imidlertid ikke føre rejseafregningen i mål alene. Det tredje trin i puslespillet kan være lidt vanskeligere at føre ud i livet. Det kræver nemlig, at du skal få alle medarbejdere i virksomheden til at bruge deres firmakort på en måde, der optimerer systemet.

Dette opnås ved at implementere en politik med to primære mål. Det første mål er at sikre, at kortbrugerne altid anvender firmakortet til betalinger og derved bidrager til ensartet data i systemet. Det andet er at sikre, at køb til virksomheden holdes adskilt fra private køb, hvilket forkorter tidsforbruget ved en senere opdeling i systemet. At få en sådan politik på plads vil øge virksomhedens chancer for at forbedre sig markant.

Det mest fantastiske ved denne optimale betalingstrekant er, at den er kortlagt. Vi ved præcist, hvad der er nødvendigt for at tage virksomhedens udlægshåndtering til det næste niveau. Det kræver blot at alle smøger ærmerne op og skaber den perfekte proces for det.

Kilde: Rapporten Tid er penge - baseret på en undersøgelse af den Kungliga Tekniska Högskolan (KTH) i Stockholm.