Bunker med papirkvitteringer og besværlige excelfiler. En uholdbar situation. Toyota Material Handling Sweden digitaliserede deres bilagshåndtering og sparede både tid og penge.
Toyota Material Handling Sweden er specialister inden for logistik og materialehåndtering.
De sælger, udlejer og servicerer lastbiler, som blandt andet fremstilles på Toyotas fabrik i Mjölby.
Maria Gråd er regnskabschef på selskabets hovedkontor i Solna.
- Vi har hundredvis af medarbejdere, der er ude og arbejde i marken.
Så der er mange kvitteringer og afregninger at holde styr på.
I mange år rapporterede medarbejderne deres udgifter ved først at sortere deres kvitteringer, kontere i Excel og derefter sende dem til økonomiafdelingen for videre bogføring. Det blev til meget arbejde for alle involverede parter.
- Økonomiafdelingen sad med bunker af kvitteringer, som de skulle matche med alle de fakturaer, der kom ind. Vi arbejdede i Excel, og arbejdet blev gjort manuelt. Det blev til urimeligt meget arbejde, både for vores økonomiafdeling og for medarbejderne ude i marken.
De besluttede sig derfor for til at digitalisere deres bilagshåndtering. Det var naturligt at henvende sig til Eurocard, dels havde nogle af deres andre salgsselskaber i Norden allerede Eurocard, og dels kunne Eurocard integrere løsningen med Toyotas eksisterende økonomisystem.
- Vi kontaktede Eurocard, og sammen fandt vi en løsning, som passer os rigtig godt.
Løsningen betyder, at bilagshåndteringen i vid udstrækning er blevet automatiseret.
På denne måde er arbejdet blevet nemmere for alle involverede parter. Det er muligt at modtage digitale kvitteringer, selvom man ofte endnu blot tager et billede af sin kvittering med mobiltelefonen.
- I dag går alle transaktioner fra Eurocard direkte ind i vores system. Medarbejderne holder styr på deres kvitteringer i en app, og de matches automatisk til transaktionerne.
- Det tager ti minutter at lære systemet at kende, det er virkelig nemt.
Det er selvfølgelig en stor fordel, at det er fleksibelt for alle parter. En anden fordel er, at virksomheden sparer penge.
- Jeg vurderer, at de administrative omkostninger ved bilagshåndtering er faldet med 40-50%, siden vi introducerede denne løsning.
En anden fordel er, at det er blevet lettere at styre virksomhedens kreditkort.
- Det bedste er, at vi har fuld kontrol over alle kort. Vi har et webværktøj via Eurocard, der giver os mulighed for at gå ind blokere samt hæve og sænke beløbsgrænserne.
- Den tid, vi sparer, kan bruges på vores kunder i stedet, siger Maria Gråd.
