Mange virksomheder håndterer stadig deres rejseudgifter manuelt. En god måde at øge effektiviteten på er at automatisere processen. Men der er også en anden vigtig succesfaktor, der nemt bliver overset: Motivation.
Det går næppe en dag, uden at vi hører om, hvordan digitalisering stormer frem og påvirker virksomhederne, vores hverdag og arbejdet på jobbet. En industri, der var tidligt ude med omstillingen til nemmere og mere effektive processer, er rejsebranchen. Men hvordan ser det ud, når det kommer til rejseafregninger?
Forestil dig, hvor hurtigt det er at bestille en rejse eller et hotel med din mobil, uanset hvor du er, så længe der er forbindelse til netværket.
Måske føler du trang til torsdag aften at tage til London i weekenden, så du griber din computer og finder hurtigt en rejse, der passer. Du tjekker om hotellet har ledige værelser på mobiltelefonen og reserverer et via en hotelbookingapp. Metroen betaler du kontaktløst med kort, og taxaen hjem fra pubben tager Apple Pay og de andre betalinger klares via den dititale tegnebog.
I rejsebranchen har digitalisering allerede været i gang i mere end to årtier, mens andre industrier end ikke er begyndt. Derfor er det lidt skæbnens ironi, at rejser og relaterede udgifter i virksomhederne i mange tilfælde håndteres, som man altid har gjort, det vil sige manuelt.
I en rapport som Eurocard har lavet i samarbejde med den svenske Kungliga Tekniska Högskolan (KTH) viser det sig, at mange nordiske virksomheder stadig bruger manuelle systemer til at håndtere medarbejdernes udlæg til rejser, hoteller, taxier og repræsentation.
Blandt grundene til at virksomhederne stadig bruger ineffektive processer til at håndtere udlæg og dermed ikke optimerer deres ressourcer på en optimal måde, er selvfølgelig det indlysende: At tjenesterejser forekommer sjældent. Ud af de samlede omkostninger er rejseomkostningerne så lave, at spørgsmålet om effektivitering aldrig bliver stillet. Hvis det på et tidspunkt rent faktisk adresseres, kan forslaget lige så hurtigt ende i kontorskuffen, da ledelsen ofte mener, at investeringen i en automatiseret proceshåndtering ikke betaler sig. Det kan fx gælde for virksomheder inden for fremstillings- og ingeniørindustrien, hvor aktiviteterne finder sted på et begrænset lokalt marked.
Blandt de mere personaletunge virksomheder, fx i servicesektoren og offentlige institutioner, hvor omkostningerne ved forretningsrejser er store, er holdningen forhåbentlig anderledes. Men her peger forfatterne af rapporten på andre faldgruber: Manglende motivation for medarbejdere og ledere til at følge de rutiner, der er blevet etableret, kan have negative konsekvenser for håndteringens effektivitet.
Så selvom virksomheder bruger automatiserede systemer til håndtering af udlæg, betyder det ikke, at kontrollen og opfølgningen af medarbejdernes rejser fungerer optimalt. Og så er vi jo inde på noget, der berører virksomhedens kultur.
