Der er stor forskel på, hvor effektivt nordiske virksomheder håndterer ansattes udlæg til rejser, hoteller, repræsentation og lignende udgifter, såkaldt expense management. De hurtigste bruger i gennemsnit 8 minutter per udlæg, de langsomste bruger 10 gange så lang tid. Virksomheder i Danmark, Norge og Finland er de mest effektive, fordi det her er tilladt med digitale kvitteringer, hvilket skattemyndighederne ikke tillader i Sverige.

Forskere ved Kungliga Tekniska Högskolan (KTH) i Stockholm har på vegne af Eurocard undersøgt hvilke rutiner, virksomheder har i forbindelse med at håndtere de ansattes udlæg ved rejser og de relaterede udgifter, samt hvor effektive de er.

– Undersøgelsen viser, at der er potentiale for betydelig reducering i omkostningerne, hvis virksomheder automatisere håndtering af udlæg, især hvad angår virksomheder i kraftig vækst, siger KTH-professor Niklas Arvidsson, der sammen med ph.d. Richard Backteman gennemførte undersøgelsen.

Gennemsnitsvirksomheden i undersøgelsen har 3.750 ansatte og bruger 24 minutter per udlæg. Sammenlignet med de mest effektive virksomheder, som håndterer ét enkelt udlæg på 8 minutter, får de mindst et par millioner højere omkostninger på et år som et direkte resultat af de ineffektive procedurer ved håndtering af udlæg.

Fælles for de mest effektive virksomheder er, at de alle har indført og anvender digitale kvitteringer. Det gælder virksomheder i Danmark, Norge og Finland men ikke i Sverige, hvor skattemyndighederne stadig ikke godkender andet end papirkvitteringer.

Incitamenterne for at erstatte ineffektive manuelle rutiner med effektive centraliserede og automatiserede processer kan være forskellige mellem virksomheder i forskellige brancher. En virksomhed med en stor andel rejsende medarbejdere tjener forståeligt nok mere på at effektivisere håndteringen af udlæg end virksomheder, hvor de ansatte sjældent behøver at tage på tjenesterejser.

– Tendensen går uden tvivl mod automatisering og centralisering af håndtering af udlæg. Men der er stadig mange virksomheder, der ikke udnytter potentialet for at opnå besparelser, penge som i stedet kan investeres i det, der generer indtjeningen, siger Rolf-Sten Andersen, administrerende direktør hos Eurocard.

Udpluk af fakta fra KTH-rapporten om virksomhedernes udlægshåndtering:

• Den gennemsnitlige håndteringstid i en virksomhed for ét udlæg er 24 minutter.
• De mest effektive virksomheder klarer det på 8 minutter.
• De mindst effektive virksomheder bruger 10 gange så meget tid end de hurtigste.