Som så mange andre virksomheder med omrejsende sælgere kæmpede Clip-Lok med både papirkvitteringer og kompliceret EU-moms. I dag er det meget enklere. ”Det tager 20 sekunder at indsende en kvittering nu,” siger Anders Lassen, administrerende direktør for Clip-Lok i Skandinavien.
Clip-Lok leverer skræddersyede transportløsninger til virksomheder over hele verden. I Skandinavien og Nordeuropa er kunderne primært inden for bilindustrien.
- Vores løsninger værdsættes af alle, der ønsker at transportere produkter, maskiner og udstyr sikkert og økonomisk, siger Anders Lassen.
Ud over sit job som CEO er han også en af virksomhedens fire sælgere. Når de rejser rundt i de forskellige lande, bliver det til mange udlæg for hotelovernatninger og måltider. Tidligere indsendte de kvitteringerne manuelt.
- Jeg plejede at gemme alle kvitteringer i en stor bunke, og jeg aflagde rapport et par gange om måneden. Det kunne tage op til tre timer hver gang.
I dag er det lettere. For ca. et år siden fik Clip-Lok Eurocard Pro app’en. I dag kan sælgerne indrapportere udlæg direkte på mobilen, når de har tid.
- Når jeg køber noget, tager jeg straks et billede af kvitteringen og tilføjer oplysninger om købet. Så behøver jeg ikke at gøre mere.
Fra app’en videresendes købet sammen med den digitale kvittering til udlægshåndteringsmodulet, som er et nyt online-værktøj, og som giver administratorer og ledere et overblik over virksomhedens kortkøb, og hvor de let kan godkende individuelle udlæg.
– Det bliver lettere for administratorerne, da hvert køb allerede er knyttet til den rette kvittering.
Momsrefusion går som en leg
Virksomheder, der benytter udlægshåndteringsmodulet, får også adgang til Vattax, som er et værktøj, der automatisk sikrer, at man får momsrefusion på køb, der er foretaget i andre EU-lande. Da Anders Lassen hørte om det, blev han fyr og flamme. EU-moms er et kompliceret område med mange forskellige momssatser og regler.
Det tager 20 sekunder at indsende en kvittering nu
- Tidligere har vi ofte undladt at inddrive moms fra andre lande, fordi administrationen var så kompliceret. Så det lød helt fantastisk, at man kunne få et smart system, der kunne hjælpe med det. Jeg tænkte, at det måtte jeg have.
Anders Lassen ser en dobbeltgevinst med hele Eurocard løsningen.
- Det, der gør mig ekstra glad, er selvfølgelig, at vi får momsen tilbage fra de lande, vi rejser til. Men også at vi sparer så meget tid.
Hvor meget tid drejer det sig ca. om?
- Det tager tyve sekunder at indsende en kvittering nu, så sammenlagt sparer jeg sandsynligvis en hel arbejdsdag om året. For økonomiafdelingen er det det samme, da de tidligere kunne bruge to dage alene på det svenske momsregnskab.
Læs mere om udlægshåndtering
Læs mere om Vattax
Download Eurocard Pro (App Store)
Download Eurocard Pro (Google Play)
