Tukholman Kuninkaallinen teknillinen korkeakoulu (KTH) on tehnyt Eurocardin toimeksiannosta selvityksen, joka osoittaa, että pohjoismaiset yritykset hallinnoivat matkakulujaan hyvin eri tavoilla. Nopeimmat yritykset käsittelevät jokaista kulua keskimäärin kahdeksan minuuttia. Hitaimmat käyttävät tähän kymmenen kertaa enemmän aikaa.

– Esimerkiksi keskisuurella yrityksellä, joka käsittelee noin 1 000 matkakulua vuosittain, summa kasvaa nopeasti, sanoo Eurocardin avainasiakaspäällikkö Michael Afram.

Monelle yritykselle aikavarkaana on liian manuaalinen matkakulujen käsittely. Moni ei myöskään osaa hyödyntää digitaalisia työkalujaan.

Michael Aframilla on kolme keskeistä vinkkiä yrityksille, jotka haluavat hallita kulujansa tehokkaammin.

Luo selkeät käytännöt

Kirjallinen ja selkeä ohjeistus sekä käytännön toimintaohjeet työmatkakulujen käsittelyyn tekevät prosesseista huomattavasti sujuvampia. Pidä huoli siitä, että käytäntö tavoittaa jokaisen. Se voi esimerkiksi olla osa uusien työntekijöiden perehdytysmateriaalia.

Käytä yhtenäisiä kortteja

Moni yritys tekee virheen siinä, että antaa työntekijöiden käyttää erityyppisiä kortteja työhön liittyville kuluille. Yhteinen yrityskorttikäytäntö antaa kaikille työntekijöille samat mahdollisuudet, eikä yrityksen tarvitse korjata erilaisia poikkeuksia matkalaskujärjestelmässä. On myös helpompi automatisoida ja yksinkertaistaa kuluselvitykset. Kun valuuttakurssi, arvonlisävero ja ostoksen summa ovat valmiiksi kirjattuina oikein, matkalaskun tekeminen sujuu työntekijältä nopeasti ja aikaa säästyy varsinaisiin työtehtäviin.

Valitse ohjelmat huolella

Älä tuijota pelkästään hintaa, kun valitset automatisoidun järjestelmän kulujen hallintaan. Valitse kokenut toimittaja, joka voi kytkeä ja integroida korttitapahtumat esimerkiksi kuitti- ja mobiilisovellusten kanssa. Tämä helpottaa hallintaa, tehostaa yrityksen ja työntekijöiden selvitysprosesseja sekä minimoi virheriskin ja turhautumisen.