– Tämä on kuvaava esimerkki huonoista matkoja koskevista säännöistä, jotka eivät jousta eivätkä ota huomioon sitä, että työntekijällä on elämää vapaa-ajallakin”, toteaa Eurocardin myyntijohtaja Søren Hammer.

Hän kertoo toisen esimerkin tosielämästä:

– Klassinen erehdys on laatia hyvin monimutkainen matkoja koskeva säännöstö ja odottaa työntekijöiden noudattavan sitä pilkuntarkasti. Todellisuudessa vain harva, jos kukaan, tekee niin.

– Vielä huonommassa tapauksessa työntekijöitä vaaditaan toimimaan tavalla, joka on heidän näkökulmastaan vastenmielinen tai epärealistinen. Saatetaan jopa tehdä ”musta lista”, jolle joutuvat ne, jotka eivät noudata sääntöjä, Søren Hammer kertoo.

Raamit tuovat turvallisuutta

Liian tiukat matkoja koskevat säännöt, jotka otetaan käyttöön huomioimatta käyttäjiä, saattavat olla yritykselle vahingollisia. On tärkeää pitää yrityksen kustannuksia järjestyksessä ja samalla vähentää niitä.

– Hyvät matkoja koskevat säännöt toimivat hyvin työntekijöiden kannalta ja samalla auttavat yritystä pitämään kustannuksia alhaisina. Se voidaan varmistaa kommunikoimalla, mikä on hyväksyttävää ja mikä ei. Ennen kaikkea tulee viestiä, miksi säännöt ovat sellaiset kuin ovat, painottaa Søren Hammer.

Yksi helpotus kaikille on Søren Hammerin mukaan se, jos työntekijöiden yrityskortit ovat yrityksen maksuvastuulla.

– Kun yrityskortilla tehdyistä hankinnoista vastaa yritys, työntekijöiden ei tarvitse olla huolissaan maksamisesta. Lisäksi yrityksen on helppo seurata kustannuksia samalla kun se määrittää, miten yrityskortin käyttöä rajataan. Myös hankintayksikkö saa tarkempaa tietoa, missä ja miten yrityksen nimiin on tehty hankintoja, ja tietoa voidaan hyödyntää, kun matkoja koskevia sääntöjä päivitetään.

Mistä tietää, ovatko matkoja koskevat säännöt hyvät?

Søren Hammerin mukaan on tärkeää seurata, noudattavatko työntekijät sääntöjä oikeasti. Jos esimerkiksi käytetään monia sellaisia palveluntarjoajia, jotka eivät ole sääntöjen piirissä, se on merkki sääntöjen toimimattomuudesta.

– Tasapuoliset ja läpinäkyvät säännöt, joita voidaan noudattaa digitaalisessa järjestelmässä, tulevat myös noudatetuiksi.

Hän korostaa, että on olemassa myös yrityksiä, jotka testaavat matkoihin liittyviä vaihtoehtoisia sääntöjä, ja on niitä, joilla ei ole sellaisia lainkaan.

– Matkoja koskevat säännöt tuovat myös kustannuksia. Tarvitaan resursseja sisäiseen ohjaukseen, toimittajien kanssa pidettäviin seurantakokouksiin ja niin edelleen.

Jotkut yritykset ovat päättäneet luopua rajauksista, ja sen sijaan ne seuraavat yrityskorttien käyttöä talousdatansa avulla.