Tätä nykyä on olemassa monia tapoja helpottaa työntekijöiden kulujen käsittelyä. Kaukokatseisille yrityksille tarjoutuu myös mahdollisuuksia suuriin säästöihin.
Yritysten säästöpotentiaali on suuri, jos ne käyttävät kulujen hallintaan automatisoituja ja keskitettyjä järjestelmiä. Tehokkaimmat työkalut tarjoaa yhdistelmä, jossa ovat luottokortti, älypuhelimen sovellus ja digitaaliset kuitit.
Älypuhelimet, sovellukset ja kulujen hallinnan (expense management) ohjelmistot yhdessä luottokortin kanssa ovat yrityksille tärkeimmät työkalut, joilla yritykset voivat hallinnoida tehokkaasti työntekijöiden matkakuluja ja muita työhön liittyviä kuluja.
Tämä ilmenee tutkimuksesta, jonka Tukholman Kuninkaallisen teknillisen korkeakoulun (KTH) tutkijat ovat toteuttaneet Eurocardin toimeksiannosta. Tutkimus toteutettiin 21.9.–5.10.2017. Tuhannesta kyselylomakkeen saaneesta yrityksestä tutkimukseen osallistuneita oli kaikkiaan 168 norjalaista, ruotsalaista, suomalaista ja tanskalaista yritystä.
Kulujen hallinnan automatisoituja järjestelmiä käyttävät yritykset ovat keskimäärin vähintään 25 prosenttia tehokkaampia kuin yritykset, jotka käsittelevät kulut manuaalisesti. Tehokkaiden yritysten työntekijöistä yli 80 prosenttia käyttää paljon luottokorttia, joka samalla toimii automatisoidun järjestelmän alustana älypuhelimen, sovellusten ja muiden työkalujen tehokkaalle yhdistelmälle.
Lisäksi tutkimukseen osallistuneiden yritysten työntekijöistä peräti 80 prosenttia suosii mahdollisimman pitkälle automatisoituja käytäntöjä.
– Trendi suuntautuu vahvasti kohti kulujen hallinnoinnin automatisointia ja keskittämistä. Edelleen on kuitenkin paljon yrityksiä, jotka eivät hyödynnä säästöpotentiaalia – eivät käytä näitä rahoja johonkin sellaiseen, joka tuo voittoa. Yhtenä haasteena voi olla ratkaisujen ottaminen käyttöön täysimittaisesti sekä se, että fokus jaksetaan pitää alusta loppuun, sanoo Eurocardin toimitusjohtaja Rolf-Sten Andersen.
Lisäksi on suuri merkitys sillä, millaiset IT-ratkaisut ja -toimittajat yritys valitsee.
Muutamia KTH-tutkimusraportin sisältämiä tietoja yritysten kulujen hallinnasta:
- 32 prosenttia yrityksistä käyttää älypuhelimia
- 26 prosenttia yrityksistä käyttää sovelluksia
- 23 prosenttia yrityksistä käyttää ohjelmistoja
- 67 prosenttia yrityksistä tarjoaa työntekijöilleen luottokortin
- 43 prosentissa yrityksistä luottokorttien data on integroitu taloushallinnon järjestelmään
- 53 prosenttia yrityksistä ilmoittaa, että digitaalisten kuittien tallentaminen ja käyttö tehostaa kulujen hallintaa
