Kuittien käsittely digitaalisesti ja täysin automaattisesti voi kuulostaa liian hyvältä ollakseen totta. Eurocard-sovelluksen ansiosta se on kuitenkin paitsi mahdollista, myös todella helppoa.
Automatisoinnissa piilee iso tuottopotentiaali. Kun paremmat digitaaliset työkalut helpottavat kuittien käsittelyä, työntekijät motivoituvat tekemään sen useammin ja tunnollisemmin. Näin yritys voi säästää paljon aikaa ja kustannuksiakin.
Automatisoinnin vaikutukset tehokkaan kuittien käsittelyn hyväksi todetaan myös Time Is Money -tutkimusraportissa, joka on tehty Tukholman Kuninkaallisessa teknillisessä korkeakoulussa Eurocardin toimeksiannosta. Mitä useampia vaiheita kulujen käsittelyprosessista automatisoidaan, sitä enemmän aikaa säästyy – aikaa, joka voidaan käyttää yrityksen ydintoimintaan. Automatisointi kuitenkin edellyttää, että tapahtumadataa kerätään ja jokainen työntekijä saa hyvät digitaaliset työkalut. Eurocard haluaa tarjota uusia, entistä parempia digitaalisia työkaluja yhä useampien asiakkaiden käyttöön.
Tärkeän askeleen tässä työssämme otimme julkistamalla digitaalisen kuittien käsittelyn, jota kutsumme älykuiteiksi. Älykuittien avulla asiakasyrityksissä voidaan mobiilisovellusta käyttämällä tallentaa ja lähettää kuvattuja paperikuittien kopioita heti ostotapahtuman jälkeen. Näin saadaan vähennettyä manuaalista käsittelyä vaativien paperikuittien suurta määrää. Sovelluksen uusimmassa versiossa käyttäjä voi myös ladata kuitteja PDF-muodossa suoraan ostopaikasta, jolloin paperikuiteilta vältytään kokonaan.
Seuraava askeleemme on parantaa koko sovelluksen käyttäjäystävällisyyttä entisestään sekä kehittää sovellusta tukemaan yhä useampia kuittidatan siirtämisen muotoja. Näin palvelut voidaan integroida yhä useampiin järjestelmiin ja tuoda ne yhä useampien asiakkaiden saataville. Parhaillaan testaamme jälleen yhtä uutta kehittämäämme toimintoa muutamien asiakasyritysten kanssa.
– Kehitystyömme tähtää jatkuvasti pidemmälle vietyyn automatisointiin ja siihen, että aikaa vievää manuaalista käsittelytyötä jäisi aina vain vähemmän työntekijöiden ja hallintohenkilöstön huolehdittavaksi. Olemme vakuuttuneita, että tämä parantaa sekä työhyvinvointia että tehokkuutta monissa yrityksissä, sanoo Eurocardin yritysmyynnin johtaja Mads Krumhardt Enggren.
Enggrenin mukaan paperikuitit alkavat olla tiensä päässä.
– On varmaa, että se päivä tulee, kun viimeinen paperikuitti kiinnitetään nitojalla matkalaskulomakkeeseen – kyse on vain siitä, milloin se tapahtuu. Siinä vaiheessa me haluamme edelläkävijöinä tarjota uusia parempia vaihtoehtoja kulujen hallintaan.
