Täysin automatisoidut ja keskitetyt matkalaskujärjestelmät ovat kustannusnäkökulmasta selvästi tehokkaampia kuin manuaalinen hallinnointi. Lisäksi yritykset ja julkisen sektorin organisaatiot voivat paremmin seurata työntekijöiden kuluja ja varmistaa, että niiden omia toimintalinjauksia noudatetaan.

Verovaroin rahoitetut viranomaisorganisaatiot ovat toiminnassaan tiedotusvälineiden tarkkailun kohteina. Johtajien ja työntekijöiden ulkomaanmatkat ja edustuskulut tutkitaan tarkoin ja niistä tehdään hanakasti uutisotsikoita. Kulujen parempi seuranta estää väärinkäytösskandaaleja ja vahvistaa luottamusta viranomaisten toimintaan.

Selvemmät säännöt esimerkiksi konferenssi- ja matkakuluista sekä niiden käsittely automatisoidulla ja keskitetyllä kulujen hallinnan järjestelmällä poistavat tehokkaasti riskiä, että jotakin menee pieleen.

– Keskitetyt prosessit, joilla yritys hallitsee ja kontrolloi kulujen käsittelyä, parantavat mahdollisuuksia seurata toimintalinjausten noudattamista. Se saattaa myös vaikuttaa myönteisesti organisaation imagoon ja eri intressiryhmien luottamukseen sen toimintaa kohtaan, sanoo professori Niklas Arvidsson Tukholman Kuninkaallisesta teknillisestä korkeakoulusta.

Arvidsson on yhdessä kollegansa, tohtoritutkija Richard Backtemanin kanssa tutkinut Eurocardin toimeksiannosta, miten Pohjoismaissa toimivat yritykset käsittelevät työntekijöidensä matkakuluja ja muita työhön liittyviä kuluja. Tutkimuksen tuloksissa he painottavat, että tehokkaat automatisoidut kulujen seurantajärjestelmät ovat hyvä tuki liiketoiminnan kehittämiseen, esimerkiksi myynnin matkojen ja asiakastapaamisten tehokkuuden parantamiseen.

Lisäksi vankka ja tehokas matkalaskujärjestelmä helpottaa yrityksen matkojen ympäristövaikutusten seurantaa. Työntekijöiden lentomatkoja saattaa olla turhan paljon tai työmatkojen tehokkuudessa on parannettavaa, mikä on omiaan lisäämään ilmastovaikutuksia.