Olet suomenkielisellä sivulla. Valitse maasi nähdäksesi sijaintikohtaisen sisällön.

Moni yritys näkee paperikuitin turvallisuusriskinä

Trendejä

Älykuitit

2 min

2021-08-30

Uuden tutkimuksen mukaan helposti katoavat ja tuhoutuvat sekä huonokuntoiset paperikuitit aiheuttavat ongelmia useille yrityksille. Joidenkin yritysten kuluraporteista jopa joka viidennestä puuttuu paperikuitti.

Kuittien käsittelyä 235 pohjoismaisessa organisaatiossa kartoittava tuore tutkimus osoittaa, että useat yritykset kokevat paperisten kuittien käsittelyn lisäävän väärinkäytösten riskiä ja vaikeuttavan lain ja sääntöjen noudattamista.

– Työntekijät kadottavat kuitteja tai toimittavat käsittelijöille vääriä kuitteja, tai sitten paperikuitit ovat niin huonokuntoisia, että niiden yhdistäminen oikeaan maksutapahtumaan on mahdotonta, Eurocardin Nordic business manager Mads Moesgaard kertoo.

Kasvanut väärinkäytösten riski

Osa tutkimukseen osallistuneista yrityksistä kertoo, että jopa 20 prosenttia niiden työntekijöiden kuluraporteista lähetetään hyväksyttäväksi ilman kuittia. Lisäksi niistä yrityksistä, jotka käyttävät suurimmaksi osaksi paperikuitteja, ainoastaan 24 prosenttia oli sitä mieltä, että heidän prosessinsa pystyvät ehkäisemään mahdollisia väärinkäytöksiä tarpeeksi tehokkaasti.

– Kuittien käsittelyssä on merkittäviltä osin kyse työnantajan ja työntekijän välisestä luottamuksesta, ja kuitti on todiste siitä, että maksutapahtuma on todella tapahtunut. Samanaikaisesti useat talousosastot ovat ylikuormitettuja, sillä niiden on käsiteltävä suuri määrä kuitteja. Jos tällaisessa tilanteessa kuluraporteissa on virheitä tai puutteita, virheiden riski luonnollisesti kasvaa ja yksittäisen kuitin käsittelyaika pitenee, Mads Moesgaard toteaa.

Digitalisointi on ratkaisu

Tutkimuksen tulokset osoittavat myös, että yllä kuvatut ongelmat ovat selkeästi harvinaisempia sellaisilla yrityksillä, jotka käyttävät digitaalisia ratkaisuja kuittien käsittelyyn. Positiiviset tulokset eivät edes vaadi kovin merkittävää panostusta.

– Sovellus, jossa on receipt capture function eli toiminto, jonka avulla työntekijä voi tallentaa kuitin ottamalla kuvan kamerallaan, vähentää riskiä, että kuitti katoaa. Jos kuitti voidaan vielä yhdistää sovelluksen rekisteröimään maksutapahtumaan, kulujen seuraaminen on entistäkin helpompaa.

Vielä askeleen pidemmälle digitalisoinnissa edenneet yritykset käyttävät sähköisiä kuitteja, joilla pystytään eliminoimaan lähestulkoon kaikki kuittien käsittelyyn liittyvät virheet.

–Sähköiset kuitit, jotka lähetetään suoraan myyjältä asiakkaan matkapuhelimeen, jossa ne sitten yhdistetään oikeaan maksutapahtumaan ja toimitetaan edelleen yrityksen kuluhallintajärjestelmään, minimoivat lähes olemattomiin tilanteet, joissa kuitti katoaa tai tuhoutuu ennen sen hyväksymistä, Mads Moesgaard sanoo.

Eurocardilla digitaaliset kuitit ovat osa Älykuitit-ratkaisua.

Lataa raporttimme tästä

Ylivoimaisen tehokasta kulujen käsittelyä

  • Yhdistää automaattisesti kuitin oikeaan maksutapahtumaan
  • Minimoi riskit ja vähentää hallinnollisia kuluja
  • Säästää sekä työntekijöiden että hallinnon arvokasta työaikaa
  • Ostotiedot ja kuitit lähetetään suoraan yrityksen taloushallintojärjestelmään

Älykuitit

Haluatko uudistaa tavan, jolla maksat?

Mitä maksuihin tulee, erilaisilla liiketoiminnoilla on erilaiset vaatimukset. Saat parhaiten sopivan ratkaisun juuri sinun yrityksesi tarpeisiin, kun räätälöimme sen teitä varten.

Ota meihin yhteyttä