Pakkausvalmistaja Clip-Lok on yritys, jonka myyntihenkilöstö tekee paljon matkatyötä. Heille paperikuittien ja ALV-palautusten hankaluudet olivat aiemmin arkipäivää. ”Nyt kuitin käsittely vie 20 sekuntia”, sanoo toimitusjohtaja Anders Lassen.
Clip-Lok on vanerista ja teräksestä valmistettuihin kuljetuspakkauksiin erikoistunut yhtiö, joka toimittaa räätälöityjä ratkaisuja yrityksille ympäri maailman. Yhtiön suurimmat asiakasryhmät Skandinaviassa ja Pohjois-Euroopassa ovat auto-, koneenrakennus- ja tuulivoimateollisuuden yrityksiä.
– Olemme suunnitelleet ratkaisumme kaikille, jotka haluavat kuljettaa tuotteita, koneita ja kalustoa turvallisesti ja taloudellisesti, yhtiön toimitusjohtaja Anders Lassen kertoo.
Toimitusjohtajan tehtäviensä ohella Lassen työskentelee yhtiön neljän myyntiammattilaisen tiimissä. Työmatkat ulkomaille tuovat mukanaan runsaasti hotellimajoitukseen ja ruokailuihin liittyviä kuluja. Aiemmin työntekijät käsittelivät työmatkojensa kuitit manuaalisesti.
– Itselläni oli tapana kerätä kaikki kuitit kasaan, jonka sitten käsittelin yhdellä istumalla pari kertaa kuukaudessa. Se saattoi joka kerralla viedä jopa kolme tuntia työpäivästä.
Nyt tehtävä sujuu huomattavasti helpommin, sillä Clip-Lok ryhtyi käyttämään Eurocard Pro -sovellusta noin vuosi sitten. Sen avulla työntekijät voivat käsitellä kulut suoraan mobiililaitteella verkossa milloin tahansa sopivan hetken tullen.
– Kun teen oston, otan heti kuvan kuitista ja lisään tiedon ostoksesta. Sen enempää ei tarvitse tehdä.
Digitaalinen kuitti lähetetään sovelluksesta kulujen käsittely -palveluun, joka on uusi verkkotyökalu taloushallinnolle ja esimiehille. Palvelussa he voivat nähdä kokonaiskuvan yrityksen korteilla maksetuista ostoista sekä hyväksyä yksittäisiä kuluja helposti.
– Taloushallinnon työtä helpottaa paljon se, että jokainen osto on jo valmiiksi yhdistetty oikean kuitin kanssa.
ALV-palautuksen hakeminen tapahtuu kuin itsestään
Kulujen käsittely -palvelun mukana yritykset voivat ottaa käyttöönsä myös Vattax- verkkopalvelun. Se hakee automaattisesti ALV-palautukset muissa EU-maissa kertyneistä työmatkakuluista. Anders Lassen kertoo kiinnostuneensa tästä lisäpalvelusta heti ensi kuulemalta. ALV-palautusten hakeminen on tavallisesti monimutkaista sekä vaatii erilaisten ALV-tasojen ja sääntöjen tuntemista.
Nyt kuitin käsittely vie vain 20 sekuntia
– Aiemmin jätimme ALV-palautuksen usein hakematta, koska hakeminen oli niin vaivalloista. Oli loistava uutinen, että nyt tehtävään voi saada avuksi älykkään palvelun. Ymmärsin heti, että sen me tarvitsemme.
Anders Lassenin mielestä Eurocardin ratkaisu kokonaisuudessaan tuo kaksinkertaisen hyödyn.
– Tietysti jo se on erittäin hienoa, että saamme takaisin ALV-palautukset ulkomaan työmatkoistamme. Sen lisäksi vielä säästämme huomattavasti työaikaa.
Kuinka paljon aikaa mahtaa säästyä?
– Nyt kuitin käsittely vie vain 20 sekuntia, eli vuodessa säästän aikaani varmasti kokonaisen päivän verran. Taloushallinnossa on todettu samanlainen muutos verrattuna entiseen, jolloin pelkästään ALV-ilmoitusten tekeminen saattoi vaatia pari työpäivää.
Lue lisää kulujen käsittely -palvelusta
Lue lisää Vattax-palvelusta
Lataa Eurocard Pro -sovellus (App Store)
Lataa Eurocard Pro -sovellus (Google Play)
