Kulujen käsittely voi tuntua hankalalta jo sellaisenaan. Kun toimisto vaihtuu kotikonttoriksi, tästä työtehtävästä tulee usein vielä monimutkaisempaa. Ohessa asiantuntijamme vinkit siihen, miten voitte tehdä yrityksenne kulujen käsittelystä sujuvampaa.
Sara Hermunen vastaa Eurocardin yritystuesta. Hän toteaa, että yritykset voivat helpottaa työntekijöidensä arkea vaivattomasti.
– Hyvät rutiinit ja oikeat työkalut tekevät kulujen käsittelystä sujuvaa. Niiden avulla säästyy myös monta työtuntia.
Ohessa muutama vinkki ja ratkaisu Saralta asiakkaiden kertomiin kahteen yleisimpään haasteeseen.
1: ”Paperikuittien käsittely on liian vaivalloista.”
– Tästä olemme aivan samaa mieltä. Tutkimuksemme, jonka teimme yhdessä Tukholman Kuninkaallisen teknillisen korkeakoulun kanssa, osoitti, että yksittäisen kulun käsittely voi viedä yrityksessä jopa 55 minuuttia. Tämä johtuu usein paperikuittien manuaalisesta käsittelystä.
Ratkaisu: Muuttakaa kulujen hallinta digitaaliseksi.
– Yritykset, joilla ei ole käytössä kuluhallintajärjestelmää, voivat vaivattomasti digitalisoida kulujen käsittelyn Eurocard Pro -sovelluksen avulla. Siinä on helppokäyttöiset toiminnot prosessin jokaiseen vaiheeseen, Sara Hermunen sanoo.
Työntekijä voi muunmuassa saada omat kulunsa paremmin hallintaan ja välttyä paperikuittien käsittelyltä esimerkiksi näin:
- Otat kuvan paperikuitista Eurocad Pro -sovelluksella heti oston jälkeen. Sovellus yhdistää kuitin suoraan oikeaan maksutapahtumaan.
- Lähetät sitten tiedot helposti edelleen henkilölle, joka hyväksyy kulun. Kaikki tapahtuu sovelluksessa – paperityötä ei tarvita enää lainkaan.
2: ”Kokonaiskuvaa on vaikea saada, ja kuluraporteissa on liikaa virheitä.”
– Kuitteja on kadoksissa, kuluraportit tulevat hyväksyttäviksi viime tingassa ja manuaalisesti täytetyt kuluraportit ovat virheellisiä. Kun esimiesten ja taloushallinnon on vaikea saada kokonaiskuvaa yrityksen kuluista, syntyy helposti virheitä.
Ratkaisu: Hankkikaa digitaalinen kokonaiskuva kaikista kuluista.
– Kaikki yrityskortilla maksetut ostot kootaan verkkopohjaiseen kulujen käsittely -palveluun, jossa tiedot päivittyvät reaaliajassa. Palvelussa esimiehet ja taloushallinto voivat siis milloin tahansa:
- nähdä, mitkä kulut on raportoitu, ja mitkä ovat tulossa hyväksyttäviksi.
- viedä kuluraportit kategorioihin ja hyväksyä ne.
- lähettää hyväksytyt kuluraportit helposti taloushallintojärjestelmään.
Kulujen käsittely -palvelu on osa Eurocard Pro -sovellusta. Sovellus yhdistää maksutapahtuman oikeaan kuittiin, ennenkuin ne siirtyvät kulujen käsittely -palveluun. Fiksua ja helppoa.
Lue lisätietoa Eurocard Pro -sovelluksesta ja lataa ilmainen sovellus
Lue lisää kulujen käsittely -palvelusta
Näin kulujen käsittely -palvelu toimii – katso video
