Kulujen käsittely ja hyväksyminen voi olla yksi hankalammista työtehtävistä konttorilla. Jos teet töitä kotoa käsin, tämä voi olla vielä monimutkaisempaa. Ohessa kaksi vinkkiä, jotka tekevät tästä sujuvampaa.
Sara Palm Dahlblom vastaa Eurocardin yritystuesta. Hän toteaa, että yritykset voivat helpottaa työntekijöidensa arkea jo muutamalla yksinkertaisella keinolla.
– Hyvät rutiinit ja oikeat työkalut tekevät kulujen käsittelystä sujuvaa ja niiden avulla säästyy myös monta työtuntia.
Ohessa muutama vinkki ja ratkaisu Saralta asiakkaiden kertomiin yleisimpiin haasteisiin.
1: ”Paperikuittien käsittely on liian vaivalloista.”
– Tästä olemme aivan samaa mieltä. Teimme yhdessä Tukholman Kuninkaallisen teknillisen korkeakoulun kanssa tutkimuksen , joka osoitti, että yksittäisen matkalaskun käsittely voi viedä yrityksessä jopa 55 minuuttia työaikaa. Tämä johtuu usein paperikuittien manuaalisesta käsittelystä.
Ratkaisu: Muuttakaa kulujen hallinta digitaaliseksi
– Yritykset, joilla ei ole käytössä kulujenhallintajärjestelmää, voivat digitalisoida kulujen hallinnan Eurocard Pro -sovelluksen avulla. Siinä on helppokäyttöiset toiminnot prosessin joka vaiheeseen, Sara Palm Dahlblom sanoo.
Työntekijä voi saada paljon paremman kokonaiskuvan kuluistaan ja välttyä paperikuittien käsittelyltä esimerkiksi näin:
- Heti ostamisen jälkeen paperikuitin voi kuvata Eurocard Pro -sovelluksella. Sen jälkeen sovellus yhdistää kuitin heti oikeaan maksutapahtumaan.
- Seuraavaksi tiedot voi lähettää helposti edelleen henkilölle, joka hyväksyy kulun. Kaikki tapahtuu sovelluksessa – paperityötä ei tarvita lainkaan.
2: ”Kokonaiskuvaa on vaikea saada, ja kuluraporteissa on liikaa virheitä.”
– Kuitteja on kadoksissa, manuaaliset kuluraportit on täytetty virheellisesti, ja usein ne tulevat hyväksyttäviksi viime tingassa. Sen vuoksi esimiesten ja taloushallinnon on vaikea saada kokonaiskäsitystä yrityksen kuluista, ja he joutuvat käyttämään aikaansa kuittien etsimiseen ja kuluraporttien täydentämiseen.
Ratkaisu: Hankkikaa digitaalinen kokonaiskuva kaikista kuluista
– Kaikki yrityskortilla maksetut ostot kootaan verkkopohjaiseen kulujen käsittely -palveluun , jossa tiedot päivittyvät reaaliajassa. Palvelussa esimiehet ja taloushallinto voivat milloin tahansa:
- nähdä, mitkä kulut on raportoitu, ja mitkä ovat tulossa hyväksyttäviksi.
- viedä kuluraportit kategorioihin ja hyväksyä ne.
- lähettää hyväksytyt kuluraportit helposti taloushallintojärjestelmään.
Kulujen käsittely -palvelu on osa Eurocard Pro - sovellusta. Sovellus yhdistää maksutapahtuman ja sen kuitin, minkä jälkeen ne siirtyvät kulujen käsittely -palveluun.
Lue lisätietoa Eurocard Pro -sovelluksesta ja lataa ilmainen sovellus
Lue lisää kulujen käsittely -palvelusta
Näin kulujen käsittely -palvelu toimii – katso video
