Kulujen hallinta voi mahdollistaa suuria säästöjä. Tukholman Kuninkaallisen teknillisen korkeakoulun tutkimusraportti osoittaa, että matkalaskun täysin automatisoitu käsittely voi olla jopa 70 prosenttia edullisempaa kuin manuaalinen käsittely. Yritys, joka käsittelee vuosittain tuhat matkalaskua, säästää yli 50 000 euroa vuodessa.
Näin houkuttelevat säästöt eivät ole saavutettavissa minkään yksittäisen toimenpiteen tuloksena, vaan tarvitaan kolmen erilaisen työkalun yhdistämistä hankintaprosessin eri vaiheissa.
Ensinnä matkalaskujen käsittelyyn tulee käyttää automatisoitua matkalaskujärjestelmää. Useimmat yritykset käyttävät jonkinlaista järjestelmää – usein pelkkää Excel-taulukkoa – matkalaskujen käsittelyssä. Ongelma on, että ne edellyttävät jossain määrin manuaalista työtä. Mitä lähemmäksi pääset todella automatisoitua järjestelmää, sitä lähempänä ovat 70 prosentin luokkaa olevat säästöt.
Kun automatisoitu matkalaskujärjestelmä on otettu käyttöön ja se toimii oikein, seuraava askel on integroida maksuvälineestä (useimmissa tapauksissa luottokortti) tuleva tiedonsyöttö täydellisesti järjestelmään. Tästä on monia etuja, mutta päähyötynä on se, ettei työntekijöiden tarvitse rekisteröidä maksutapahtumatietoja manuaalisesti, sekä se, että valuuttakurssit toimitetaan automaattisesti. Se helpottaa esimiesten hyväksymisprosessia, sillä tiedon laatu on korkea alusta lähtien. Ja kaikki voittavat.
Kustannusten hallinnan menestystarina ei pääty siihen, että automatisoidut rekisteröinnin ja integroitujen maksuvälineiden järjestelmät toimivat täydellisesti yhteen. Kolmas pala maksupalapelissä saattaa olla hieman mutkikkaampi toteuttaa. Se näet edellyttää kaikkien yrityksen työntekijöiden käyttävän yrityskorttejaan niin, että järjestelmä pystyy toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla.
Tähän päästään ottamalla käyttöön toimintatapa, jolla on kaksi ensisijaista tavoitetta. Ensiksi varmistetaan, että kortinhaltijat käyttävät maksamiseen aina yrityskortteja, mikä tekee järjestelmään tulevan tiedonsyötön yhtenäisemmäksi. Toiseksi tulee varmistaa, että yritysostot erotetaan yksityisostoista. Se vähentää aikaa, jota jaottelun tekeminen järjestelmässä edellyttää. Tällainen toimintapa lisää merkittävästi yrityksen onnistumismahdollisuuksia.
Parasta maksamisen optimaalisessa kolminaisuudessa on se, että se on kuvattu ja määritelty. Tiedämme täsmälleen, mitä tarvitaan kustannusten hallinnan nostamiseksi seuraavalle tasolle. Kääritään siis hihat ja aletaan rakentaa täydellistä kustannusten hallinnan prosessia.
Lähde: Time is Money -tutkimusraportti – perustuu Tukholman Kuninkaallisen teknillisen korkeakoulun tutkimukseen.
