I de fleste virksomheter utføres det daglig en rekke innkjøp som sørger for god flyt i virksomheten. Noen ganger betales det med firmakort, andre ganger med faktura. Med virtuelle firmakort kan du gjøre innkjøpene mer effektive og samtidig spare penger.
For det er mulig å senke kostnadene i forbindelse med innkjøp, uansett om du handler ett dusin whiteboardpenner eller 20 tonn aluminium. Men, på samme måte som at produktene art er ulike, utføres transaksjonene forskjellig. Noen ganger på grunn av lange forhandlinger som strekker seg over uker eller måneder. I andre tilfeller er det tålmodig og hardnakket venting på kroner og ører, som gjør hele forskjellen for virksomhetens besparelser.
Det har også stor betydning at betalingsløsningene er forskjellige. Store strategiske innkjøp som kun utføres et fåtall ganger i året, kan i mange tilfeller løses med handelsfinansieringsløsninger (trade finance). Mer hverdagslige innkjøp kan derimot med fordel gjennomføres med betalingskort eller kredittkort registrert på virksomheten.
Det kan være en utfordring mer enn et problem i lengden at enkelte betalinger utføres umiddelbart med firmakortet (som for eksempel kaffe til kontoret), mens andre (som reservedeler til maskiner) faktureres. For leverandøren er det et spørsmål om kassaflyt – det å ha kontroll over betalingsstatus. Det verste som kan skje er at leverandøren må vente mer enn 3-4 måneder før de mottar betalingen.
For kjøperen innebærer det en risiko i forhold til doble betalinger, bedrageri og forsinkede betalinger med de straffegebyrene det medfører. Det er også en risiko for at relasjonen til leverandøren blir dårligere for hver gang, som igjen kan føre til tap av tilbud om gode priser og rabatter.
Heldigvis – for både leverandøren og innkjøperen – finnes det nye løsninger basert på virtuelle firmakort. Det gjør raske betalinger mulig, ved innkjøp som normalt sett ikke knyttes til kortbetalinger.
Direktebetaling av store innkjøp vil automatisk forbedre betalingsprosessen – så vel som relasjonen mellom kjøper og selger. Behovet for oppfølgende telefonsamtaler eller å sende e-post for avstemming av betalingsstatus, vil ikke lenger være aktuelt. En slik løsning innebærer minskede håndteringskostnader og risikoen for bedrageri eller uteblivende betalinger.
Raskere og mer presise betalinger skaper gode innkjøpsprosesser og letter arbeidet, uansett om det handler om kontormateriell eller deler til virksomhetens tunge maskinpark.