En studie utført av Kungliga Tekniska Högskolan (KTH), i samarbeid med Eurocard, viser at det er stor forskjell på hvordan nordiske selskaper håndterer reiseregninger. De raskeste selskapene bruker i gjennomsnitt 8 minutter per utlegg, de tregeste trenger 10 ganger så lang tid.

- Et mellomstort selskap som eksempelvis håndterer rundt 1 000 reiseregninger per år, kommer raskt opp i store summer, sier Michael Afram, Key Account Manager i Eurocard.

Tidstyven for mange virksomheter er altfor manuell styring av reiseregningene, og at man ikke lykkes med å utnytte de digitale verktøyene man eventuelt har.

Michael Afram har tre grunnleggende tips for virksomheter som føler at de trenger å effektivisere utleggshåndteringen sin:

Lag en tydelig policy

En skriftlig policy med klare retningslinjer for hva som gjelder for utlegg i tjenesten, er nyttig. Og hvordan man skal praktisere det fra A og Å for å gjennomføre en effektiv prosess. Sørg for at policyen og retningslinjene når ut til alle. Det kan for eksempel være en del av onboarding-materialet til nyansatte.

Bruk bare én type kort

En feil mange virksomheter gjør er å la ansatte få lov til å bruke forskjellige korttyper for utlegg i tjenesten. Med én felles korttype har alle ansatte de samme forutsetningene, og virksomheten slipper å bruke tid på korrigeringer av ulike unntak i systemet for utleggshåndtering. Det gjør det også enklere å automatisere reiseregningene og rapportene. Med riktig valutakurs, riktig moms og riktig innkjøp, kan de ansatte tenke på andre ting.

Vær nøye med valg av programvare

Ikke bare gå for pris når du velger et automatisert system for utleggshåndtering. Velg en erfaren leverandør som kan koble til og integrere korttransaksjoner med for eksempel kvitteringer via mobilapper. Dette forenkler administrasjonen, gir selskapet og de ansatte mer effektive regnskapsprosesser, og minimerer både feil og frustrasjon.