En av de største hindringene bedrifter har i forbindelse med utleggshåndtering og kostnadseffektivitet, er ansatte som bruker firmakort med privat betalingsansvar – eller til og med private kredittkort.

Utfordringen er at alle transaksjonsdata forblir hos de ansatte før de rapporterer inn utgiftene sine. Det er da umulig for virksomheten å holde oversikt over hvilke utgifter som er utestående når regnskapet skal innrapporteres.

Samtidig må ansatte legge ut privat og vente på tilbakebetaling fra arbeidsgiveren. Dette er noen gode grunner til å velge et kredittkort hvor bedriften har betalingsansvaret.

Til tross for fordyrende utleggsprosesser, er det mange virksomheter som ikke agerer.

I en rapport utarbeidet av Eurocard i samarbeid med KTH, fremkommer det at kun 68 % av nordiske selskaper utsteder kredittkort til ansatte som har utlegg i tjenesten. Blant selskapene som har mest effektiv utleggshåndtering, er antallet noe høyere, med opptil 80 %.

Økt kontroll og sikkerhet

Andre faktorer som indikerer at virksomheter bør velge kredittkort med bedriftsansvar, er at de samtidig kan benytte anledningen til å ytterligere forbedre kontrollen og sikkerheten.

Avansert programvare gjør det eksempelvis mulig å ha oversikt over alle selskapets kort, endre vilkår og sperre dem om nødvendig. Mobiler med de riktige appene kan gjøre livet enklere for alle ansatte.

Oppsummering:

• Mange virksomheter mangler en klar policy for hvilke kredittkort de ansatte skal bruke til utgifter i tjenesten.
• Kredittkort med betalingsansvar hos virksomheten, er det beste utgangspunktet når man bygger en effektiv, automatisert prosess for utleggshåndtering.
• Ved bruk av kredittkort med betalingsansvar, vil virksomheten ha bedre kontroll over hvilke utgifter de har.
• Ny programvare gjør det mulig å overvåke kort og endre vilkårene i sanntid.