I dag finnes det mange måter å gjøre det enkelt for medarbeiderne å håndtere utleggene sine på. Det er også store muligheter å spare penger for fremtidsrettede bedrifter.
Med automatiserte og sentraliserte systemer for utleggshåndtering, er innsparingspotensialet stort for virksomheten. De mest effektive verktøyene er en kombinasjon av kredittkort i bunnen, mobil-app og digitale kvitteringer.
Smarttelefoner, apper og programvare for utleggshåndtering (Expence Management) – sammen med kredittkort – er de fremste verktøyene for effektive rutiner innen administrasjon av de ansattes utlegg for reiser, hotell, taxi og representasjon.
Dette fremgår av en studie utført av forskere ved Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm (KTH) på vegne av Eurocard. Undersøkelsen ble gjennomført i perioden 21. september til 5. oktober 2017. Totalt deltok 168 svenske, danske, norske og finske selskaper, med 1 000 respondenter i undersøkelsen.
Virksomheter som bruker automatiserte systemer for utleggshåndtering, er i gjennomsnitt minst 25 % mer effektive enn de med manuelle systemer. Over 80 % av virksomhetens ansatte har stor nytte av kredittkort. Kredittkortet fungerer samtidig som en plattform for automatiserte systemer, der andre verktøy som smarttelefoner og apper sammen bidrar til å øke effektiviteten.
Undersøkelsen viser også at så mye som 80 % av de ansatte i bedriftene som har svart, foretrekker at rutinene er så automatiserte som mulig.
- Trenden heller helt klart mot automatisering og sentralisering av utleggshåndtering. Men, det er fortsatt mange virksomheter som ikke utnytter potensialet for innsparinger - penger de kan bruke til annet som genererer inntekter. En utfordring kan være problemer med å implementere løsningene fullt ut og holde fokus hele veien, sier Rolf-Sten Andersen, administrerende direktør i Eurocard.
En annen viktig rolle i denne sammenheng er hvilke IT-løsninger og IT-leverandører virksomhetene velger å bruke.
Noen fakta om utleggshåndtering fra KTH-rapporten:
- 32 % av virksomhetene bruker smarttelefoner
- 26 % av virksomhetene bruker apper
- 23 % av virksomhetene bruker programvare
- 67 % av virksomhetene tilbyr medarbeiderne sine et kredittkort
- 43 % av virksomhetene har dataintegrert kredittkort med finansielle systemer
- 53 % sier at lagring og bruk av digitale kvitteringer forenkler utleggshåndteringen og kostnadsstyringen
