Se for deg en digital kvittering som sendes rett til mobilen etter et kjøp, matches automatisk med transaksjonen og overføres til bedriftens system for utleggshåndtering. Dette er faktisk allerede mulig takket være Smarte kvitteringer, en løsning som gjør håndtering av kvitteringer både sikrere og raskere.
En ny undersøkelse av 235 organisasjoner i Norden, viser at bedriftene bruker svært mye tid på håndtering av kvitteringer, og at de ofte ikke er klar over hvor mye tid de ansatte bruker på disse manuelle prosessene. Halvparten av alle bedrifter i undersøkelsen bruker dessuten papirkvitteringer som den viktigste delen i bokføringen.
- Bedrifter som bruker helt manuelle prosesser, bruker nesten 14 minutter på å behandle én papirkvittering, fra kjøpet blir gjort til det er bokført. For en bedrift som håndterer 500 papirkvitteringer i måneden, tilsvarer dette opp mot 115 arbeidstimer, sier Marianne Ovnerud, Key account manager hos Eurocard.
Store tidsbesparelser med ny løsning
- Men alt dette kan endres med direkte digitale kvitteringer, en løsning som nylig ble lansert på det nordiske markedet. Med løsningen sendes en digital kvittering rett fra salgsstedet til kundens mobiltelefon, der den matches med transaksjonen og deretter sendes videre til bedriftens system for utleggshåndtering.
- Direkte digitale kvitteringer er en grunnleggende forutsetning for at bedriften skal kunne digitalisere hele prosessen med håndtering av kvitteringene. Undersøkelsen viser også at bedrifter som benytter seg av direkte digitale kvitteringer, kan behandle én kvittering på mindre enn 1,5 minutt, tilsvarende 11 arbeidstimer for en bedrift som håndterer 500 kvitteringer i måneden, altså en tidsbesparelse på 104 arbeidstimer – nesten 90 %, sammenlignet med en helt manuell prosess, sier Marianne Ovnerud.
Færre feil og lavere kostnader
Hos Eurocard er direkte digitale kvitteringer en del av løsningen Smarte kvitteringer, som betyr at bedriften får en løsning med digitale kvitteringer hele veien fra kjøp til bokføring. I dag tilbyr flere nordiske salgssteder Smarte kvitteringer, blant annet taxiselskap, hotell og matvarekjeder.
- Smarte kvitteringer innebærer tidsbesparelser både for den som gjør utlegget, og for den som godkjenner det. Dessuten hindrer den heldigitale prosessen at kvitteringer ødelegges eller blir borte. Dette fører til færre feil og gir betydelig lavere administrasjonskostnader, sier Marianne Ovnerud.
Slik fungerer Smarte kvitteringer fra Eurocard:
- Du betaler med ditt Eurocard firmakort.
- Det sendes umiddelbart en digital kvittering til mobilen din, der den matches med transaksjonen og videresendes til bedriftens system for utleggshåndtering. Hvis selgeren ikke er knyttet opp til Smarte kvitteringer, kan kortinnehaveren selv ta bilde av kvitteringen og matche den med transaksjonen i mobilen.
- Dermed er alt klart slik at du kan sende utleggsrapporten videre til godkjenning.