Utleggshåndtereren
Du kan ikke lenger bestille denne tjenesten fra oss, da den overføres til Cardlay fra og med 29. desember 2023. Nedenfor finner du svar på de vanligste spørsmålene om endringen.
Guider/Instruksjoner
Hvordan kommer vi i gang?
Etter å ha bestilt utleggshåndtereren vil administratøren motta en e-post med instruksjoner om hvordan logge inn og gjøre innstillinger i verktøyet. Her er en enkel startguide som hjelper deg med å komme i gang.
Behøver du en mer detaljert instruksjon for hvordan bestille utleggshåndtereren, hvordan dere kommer i gang med å sette opp kategorier, kontoer, hvordan bruke Eurocard Pro-appen, hvordan de ansatte håndterer sine utlegg og skriver kjøregodtgjørelse, finner du den under. Du guides også gjennom hvordan de ansattes utlegg kontrolleres og godkjennes, og hvordan eksport til økonomisystemet settes opp.
Implementeringsguide for utleggshåndtereren (PDF på engelsk)
Hvordan rapporterer jeg utlegg i Eurocard Pro-appen?
Med Eurocard Pro-appen kan du rapportere utleggene dine, enten med firmakortet ditt eller hvis du har lagt ut selv. Du kan også skrive en kjøregodtgjørelse. Denne guiden viser deg hvordan du gjør det.
The Eurocard Pro app: How to submit expenses to your bookkeeper (PDF på engelsk)
Hvordan sette opp integrasjon med økonomisystemet.
I utleggshåndtereren kan du eksportere data til bedriftens økonomisystem, enten dere benytter e-conomic, Fortnox eller ønsker å bruke Excel-filer eller generelle CVS-filer. I denne guiden forklarer vi hvordan det gjøres.
Slik gjør du utleggshåndtereren klar til bruk.
For å gjøre utleggshåndtereren klar til bruk for alle i bedriften, må den klargjøres slik at aktuelle ledere, controllere og administratører enkelt kan bruke den. I denne guiden viser vi deg hvordan du setter opp konti, motkonti og oppsett av dataeksportering til økonomisystemet.
The Expense manager portal: How to set up your expense management (PDF på engelsk)
Q&A for administratorer
Hva er Expense Manager?
Expense Manager er en tjeneste som gir kortinnehavere mulighet til å håndtere sine utlegg i Eurocard Pro-appen, samt nettverktøyet utleggshåndteren, der administratorer kan godkjenne, avvise eller be om mer informasjon om utleggene.
Når vil Expense Manager bli nedlagt?
Expense Manager vil ikke lenger være aktiv fra 29. desember 2023. Dette betyr at Eurocard Pro-appen og utleggshåndteren ikke lenger vil være tilgjengelige etter denne datoen.
Hva skjer med Eurocard Expense Manager?
Eurocard Expense Manager vil bli avsluttet og erstattet av Cardlay Expense. Eurocard Expense Manager er utviklet og vedlikeholdt av Cardlay, en samarbeidspartner til Eurocard, og de vil nå overta som tjenesteleverandør av utleggshåndteringssystemet.
Hva er forskjellen mellom Cardlay Expense og Eurocard Expense Manager?
Tjenesten vil være lik, men utseendet og opplevelsen vil være annerledes. Kortinnehavere må administrere sine utlegg ved hjelp av Cardlay Expense-appen, og administratorer vil godkjenne, avvise eller be om informasjon via Cardlay Expense-nettverktøyet.
Kan jeg bruke tjenesten frem til den avsluttes?
Ja, du har fortsatt tilgang og kan bruke både Eurocard Pro-appen og utleggshåndteren, inntil de avsluttes. Siste dato for:
- Innsending av en rapport er 15. desember 2023
- Innlogging i utleggshåndteren er 29. desember 2023.
Hva gjør jeg hvis jeg ikke ønsker å bruke Cardlay Expense-tjenesten?
Hvis du bestemmer deg for at du ikke ønsker å benytte tjenesten kan du sende en e-post til expensemanageroptouts@seb.se for å informere oss om dette innen 25. oktober 2023. Husk a inkludere organisasjonsnummeret deres i e-posten.
Hva skjer med all informasjon og data som ligger i utleggshåndteren?
Når tjenesten avsluttes vil du ikke lenger ha tilgang til informasjonen og dataene som er lagret i nettverktøyet. Disse vil slettes og kan ikke gjenopprettes. Det er derfor svært viktig at all data som behøves for arkivering og revisjon lastes ned og lagres av bedriftens administrator.
Hvordan eksporterer jeg data som for øyeblikket er i utleggshåndteren?
Du kan lagre data ved å eksportere dem fra utleggshåndteren.
Bruk denne trinn-for-trinn-guiden for å eksportere dataene dine
Vil Cardlay Expense-nettverktøyet inneholde utlegg fra Eurocard Expense Manager?
Nei. Alle data som behøves for arkivering og revisjon bør eksporteres fra Eurocard Expense Manager, da de vil bli fjernet når webverktøyet stenges.
Hvor lenge lagres utlegg og kvitteringer i Expense Manager webverktøyet?
Rapportene vil ikke lenger bli lagret i webverktøyet, og vi anbefaler derfor at du laster ned alle rapporter som behøves for revisjon og arkivering.
Hvordan foregår overføringsprosessen fra Eurocard Expense Manager til Cardlay Expense Manager?
Cardlay vil ta kontakt med administratorer når det er tid for å starte migrering fra Eurocard Expense Manager til det nye Cardlay-systemet. Mer informasjon finnes her på Cardlays supportside.
Kan jeg bruke både Cardlay- og Eurocard Expense Manager-tjenesten samtidig?
Ja, du kan bruke begge systemene samtidig inntil Eurocard Expense Manager blir avsluttet, og vi anbefaler at du gjør det for å sikre at overføringsprosessen blir gjort korrekt. Du vil ikke bli belastet for å bruke det nye systemet i overgangsperioden.
"Når må jeg gå over til den nye løsningen? "
Tjenesten avsluttes 29.12.2023, og vi anbefaler at du starter overføringsprosessen så snart du mottar velkomst-e-posten fra Cardlay for å sikre at overføringen blir gjort korrekt og på en smidig måte.
Hvordan legger vi til kortinnehavere til tjenesten?
Du må legge til hver kortinnehaver i Cardlay Expense-systemet, og når du har gjort dette, vil Cardlay sende en velkomst-e-post til kortinnehavere med instruksjoner om å laste ned Cardlay Expense-appen.
Hva bør vi informere kortinnehaverne om?
Du bør informere kortinnehaverne om at de må bruke en annen app for å håndtere sine utlegg, og at de vil motta en e-post fra Cardlay når tiden er inne for å gjøre dette.
Vil integrasjonen med Fortnox eller e-conomic fortsatt fungere?
Nej, Cardlay Expense-systemet har ingen innebygd integrasjon for Fortnox eller e-conomic.
Hvordan kommer jeg i gang med Cardlay Expense?
Du vil motta en velkomst-e-post når det er tid for migreringen, sammen med en trinnvis guide om hvordan du gjør dette.
Hva må jeg gjøre før webverktøyet avsluttes?
Du bør forsikre deg om at du har eksportert all data du trenger for arkivering og revisjon. Du må også følge overføringsguiden du mottar fra Cardlay. For å finne ut mer om migreringsprosessen, klikk her.
Hvordan betaler jeg for tjenesten etter at den er overført til Cardlay Expense?
Siden tjenesten blir delt mellom Eurocard og Cardlay, vil også kostnaden for tjenesten bli delt. Du vil bli belastet for utgiftshåndteringsløsningen av Cardlay og dette faktureres månedlig. Den andre fakturaen vil komme fra Eurocard for levering av autorisasjoner, transaksjoner og kvitteringer til Cardlay, og denne vil bli fakturert årlig per kort.
Den totale årlige prisen forblir uendret.
Hvor mye vil jeg betale Eurocard/Cardlay?
Siden tjenesten nå blir delt, vil dere fra neste år motta to separate fakturaer, men totalprisen per kort per år vil være den samme som i dag:
- 350 kr for vår levering av autorisasjoner, transaksjoner og kvitteringer til Cardlay
- 550 kr for utleggshåndteringsløsningen til Cardlay.
Vil tjenesten koste det samme?
Ja, den totale kostnaden for tjenesten vil være den samme, og du vil ikke bli belastet mer.
Hva skjer med årsavgiften jeg allerede har betalt?
Den avgiften vil fortsette i den nye tjenesten, noe som betyr at du først vil motta en ny faktura når den nåværende årlige avgiftsperioden er avsluttet. Din neste faktura vil da bli delt mellom Eurocard og Cardlay.
Må jeg betale for begge systemene i den perioden de begge er aktive?
Du vil kun bli belastet for ett system i løpet av overgangsperioden, og du vil aldri bli belastet dobbelt. Avgiften du allerede har betalt vil fortsette å løpe, og du vil først bli belastet igjen når gjeldende faktureringsperiode er over.
Hvor finner jeg Cardlay Expense-appen?
For øyeblikket er appen ikke tilgjengelig for nedlasting i App Store eller Google Play. Kortinnehavere vil motta en e-post når Cardlay Expense-appen er klar for nedlasting.
Q&A for kortinnehavere
Kan jeg fortsatt bruke Eurocard Pro-appen uten Expense Manager-tjenesten?or has set up the new system and be sent instructions on how to get started
Ja en stund men Eurocard Pro-appen vil bli stengt. Last ned vår andre app; Eurocard-appen nå, for å fortsette å se transaksjoner, ta bilder av kvitteringer og administrere ditt firmakort. Alle kvitteringer som tidligere var knyttet til en transaksjon vil vises i den nye Eurocard-appen.
Hvordan kan jeg håndtere mitt firmakort etter at Eurocard Pro-appen er nedlagt?
Last ned vår andre app; Eurocard-appen, for å fortsette å administrere ditt Eurocard firmakort.
Hva er Expense Manager?
Expense Manager er en tjeneste som gir kortinnehavere mulighet til å håndtere sine utlegg i Eurocard Pro-appen, samt nettverktøyet utleggshåndteren, der administratorer kan godkjenne, avvise eller be om mer informasjon om utleggene.
Når vil Expense Manager bli nedlagt?
Expense Manager vil ikke lenger være aktiv fra 29. desember 2023. Dette betyr at Eurocard Pro-appen og utleggshåndteren ikke lenger vil være tilgjengelige etter denne datoen.
Hva skjer med Eurocard Expense Manager?
Eurocard Expense Manager vil bli avsluttet og erstattet av Cardlay Expense. Eurocard Expense Manager er utviklet og vedlikeholdt av Cardlay, en samarbeidspartner til Eurocard, og de vil nå overta som tjenesteleverandør av utleggshåndteringssystemet.
Hva er forskjellen mellom Cardlay Expense og Eurocard Expense Manager?
Tjenesten vil være lik, men utseendet og opplevelsen vil være annerledes. Kortinnehavere må administrere sine utlegg ved hjelp av Cardlay Expense-appen, og administratorer vil godkjenne, avvise eller be om informasjon via Cardlay Expense-nettverktøyet.
Hva er siste frist for å sende inn en rapport?
Siste dato for innsending av en rapport er 15. desember 2023.
Kan jeg bruke tjenesten frem til den avsluttes?
Ja, du har fortsatt tilgang og kan bruke både Eurocard Pro-appen og utleggshåndteren, inntil de avsluttes. Siste dato for:
- Innsending av en rapport er 15. desember 2023
- Innlogging i utleggshåndteren er 29. desember 2023.
Hvordan kommer jeg i gang med Cardlay Expense?
Du vil motta en velkomst-e-post fra Cardlay når administratoren din har satt opp det nye systemet, og du vil få tilsendt instruksjoner om hvordan du kommer i gang.
Hvor finner jeg Cardlay Expense-appen?
For øyeblikket er appen ikke tilgjengelig for nedlasting i App Store eller Google Play. Kortinnehavere vil motta en e-post når Cardlay Expense-appen er klar for nedlasting.