Utleggshåndtereren
Her har vi samlet alt du trenger å vite om utleggshåndtereren.
Svar på vanlige spørsmål
Hva er utleggshåndtereren?
Med utleggshåndtereren kan
- kortholdere enkelt rapportere utlegg og lagre sine kvitteringer digitalt
- ledere raskt godkjenne utlegget
- controllere med et tastetrykk eksportere det til økonomisystemet
Kort fortalt blir håndtering av bedriftens utlegg enklere for alle involverte.
Passer utleggshåndtereren for oss?
Utleggshåndtereren er perfekt for små bedrifter hvor de ansatte stadig må jakte på forsvunnede kvitteringer, skrive utleggsrapporter og bedriften må refundere utlegg - alt som skaper ekstrajobb for alle involverte.
Fungerer utleggshåndtereren med vårt økonomisystem?
Ja systemet kan kobles mot de fleste økonomisystem. Eurocard har direkte integrasjon med E-conomic FortNox og våre CSV-eksporteringer fungerer også veldig bra.
I hvilke land er utleggshåndtereren tilgjengelig?
Tjenesten fungerer i dag for bedrifter i Norge, Sverige, Danmark og Finland.
Hvem kan håndtere utleggene og hvilke rettigheter har disse?
I søknaden om utleggshåndtereren bestemmer bedriften hvem som skal administrere systemet. Denne personen får automatisk alle rettigheter og kan opprette andre administratører, godkjenne og avvise utlegg samt eksportere utlegg til økonomisystemet. Dette kan endres ved behov.
I utleggshåndtereren kan en eller flere brukere med ulike rettigheter legges til:
- Administrator – kan endre innstillinger og legge til nye brukere.
- Leder– kan godkjenne eller avvise utlegg.
- Controller – kan eksporterer godkjente utlegg til bedriftens økonomisystem.
Hvordan håndterer de ansatte utleggene sine?
Alle ansatte må laste ned Eurocard Pro-appen hvor de enkelt ser alle sine utlegg og kan legge til eller skanne papirkvitteringer samt redigere og legge til informasjon om sine utlegg.
Guider/Instruksjoner
Hvordan kommer vi i gang?
Etter å ha bestilt utleggshåndtereren vil administratøren motta en e-post med instruksjoner om hvordan logge inn og gjøre innstillinger i verktøyet. Her er en enkel startguide som hjelper deg med å komme i gang.
Behøver du en mer detaljert instruksjon for hvordan bestille utleggshåndtereren, hvordan dere kommer i gang med å sette opp kategorier, kontoer, hvordan bruke Eurocard Pro-appen, hvordan de ansatte håndterer sine utlegg og skriver kjøregodtgjørelse, finner du den under. Du guides også gjennom hvordan de ansattes utlegg kontrolleres og godkjennes, og hvordan eksport til økonomisystemet settes opp.
Implementeringsguide for utleggshåndtereren (PDF på engelsk)
Hvordan rapporterer jeg utlegg i Eurocard Pro-appen?
Med Eurocard Pro-appen kan du rapportere utleggene dine, enten med firmakortet ditt eller hvis du har lagt ut selv. Du kan også skrive en kjøregodtgjørelse. Denne guiden viser deg hvordan du gjør det.
The Eurocard Pro app: How to submit expenses to your bookkeeper (PDF på engelsk)
Hvordan sette opp integrasjon med økonomisystemet.
I utleggshåndtereren kan du eksportere data til bedriftens økonomisystem, enten dere benytter e-conomic, Fortnox eller ønsker å bruke Excel-filer eller generelle CVS-filer. I denne guiden forklarer vi hvordan det gjøres.
Slik gjør du utleggshåndtereren klar til bruk.
For å gjøre utleggshåndtereren klar til bruk for alle i bedriften, må den klargjøres slik at aktuelle ledere, controllere og administratører enkelt kan bruke den. I denne guiden viser vi deg hvordan du setter opp konti, motkonti og oppsett av dataeksportering til økonomisystemet.
The Expense manager portal: How to set up your expense management (PDF på engelsk)
Effektiv håndtering av utlegg
Velg utleggshåndtereren når bedriften ønsker en digital løsning fra betaling til bokføring.
Kontakt Eurocard
Ønsker du hjelp med å finne den beste løsningen for bedriften? Nøl ikke med å kontakte oss for hjelp.