Bunker med papirkvitteringer og tungvinte Excelfiler. En uholdbar situasjon. Toyota Material Handling Sweden digitaliserte utleggshåndteringen og sparte både tid og penger.
Toyota Material Handling Sweden er spesialister innen logistikk og materialhåndtering. De selger, leier ut og har service på lastebiler som produseres ved Toyotas fabrikk i Mjölby. Maria Gråd er regnskapsfører på hovedkontoret i Solna.
- Vi har hundrevis av ansatte som er ute og jobber, så det blir mange kvitteringer og bilag å holde styr på.
I mange år innrapporterte medarbeiderne utleggene sine ved først å sortere bilagene, føre dem inn i Excel og deretter sende dem til økonomiavdelingen for videre behandling. Det var mye arbeid for alle involverte.
- Økonomiavdelingen satt med massevis av bilag og kvitteringer som de måtte matche med alle fakturaene som kom inn. Vi jobbet i Excel og vi gjorde alt manuelt. Det ble veldig mye jobb, både for økonomiavdelingen og for medarbeiderne ute i feltet.
De bestemte seg for å digitalisere utleggshåndteringen – og føre alle bilag elektronisk. Det var helt naturlig å henvende seg til Eurocard. Noen av Toyotas andre selskaper i Norden hadde allerede Eurocard, og Eurocard var i stand til å integrere løsningen med eksisterende system.
- Vi kontaktet Eurocard og sammen fant vi en løsning som passet oss veldig bra.
Løsningen innebærer at utleggshåndteringen i høy grad har blitt automatisert. På den måten har jobben blitt enklere for alle involverte.
- I dag går alle transaksjonene fra Eurocard direkte inn i systemet vårt. Medarbeiderne tar bilde av kvitteringene sine i en app som matches automatisk med transaksjonene.
- Det tar 10 minutter å lære seg systemet, - det er kjempeenkelt. At det er effektivt for alle involverte, er naturligvis en stor fordel. En ytterligere gevinst er at selskapet sparer penger.
- Jeg anslår at den administrative kostnaden for utleggshåndtering har gått ned med 40 - 50 % etter at vi innførte denne løsningen. At det har blitt enklere å administrere selskapets kredittkort er enda en bonus.
- Det beste er at vi har full kontroll på alle kortene. Vi bruker en nettløsning via Eurocard som gir alle tilgang til å sperre, heve og senke beløpsgrenser selv.
- Tiden vi sparer kan vi helle bruke på kundene våre, sier Maria Gråd.
