Mange virksomheter har fortsatt manuell håndtering av reiseregninger. En god måte å øke effektiviteten på er å automatisere håndteringen. Men, det er en annen viktig suksessfaktor som er lett å glemme. Motivasjon.

Det går vel knapt en dag uten at vi får høre om hvordan digitaliseringen utvikler seg og påvirker hverdagen på arbeidsplassene våre. En bransje som var tidlig ute i forhold til mer effektiv distribusjon, er reiselivsbransjen. Hvordan ser det ut når det kommer til oppfølging av reiseutgifter og utlegg?

Tenk så raskt det går å bestille en reise nå til dags, eller et hotellrom med mobilen, uansett hvor du befinner deg. Du trenger bare tilgang til et nettverk.

Du sitter kanskje en torsdagskveld i sofaen og kjenner at det frister med en reise til London i helgen. Du søker på nettet og finner raskt en reise som passer. Hotellet finner du der og da med mobilen, og bestiller kanskje via en av hotellbookingssidene. T-banen betaler du kontaktløst med kortet, og taxien hjem fra puben tar Apple Pay eller en av de andre digitale lommebøkene seg av.

I reiselivsbransjen har digitaliseringen pågått i over to tiår. Andre bransjer har kanskje ikke begynt å ta alt i bruk enda. Derfor er det litt ironisk at det kun er reise- og andre relaterte kostnader i virksomheten som fremdeles håndteres slik det alltid har vært gjort, altså manuelt.

I en rapport som Eurocard står bak, i samarbeid med Kungliga Tekniska Högskolan (KTH) i Stockholm, fremkommer det at mange nordiske virksomheter fremdeles bruker manuelle systemer for håndtering av de ansattes reiseregninger og utlegg for reiser, hotell, taxi og representasjon.

Det er flere årsaker til at mange virksomheter ikke utnytter ressursene sin optimalt, og fremdeles bruker ineffektive prosesser ved håndtering av utlegg. Noen av de selvsagte er at de sjelden er på tjenestereiser eller at reisekostnadenes andel av de totale utgiftene er så lave at spørsmålet om effektivisering ikke kommer opp. Ofte tror ledelsen at investeringer i et automatisert håndteringssystem ikke vil lønne seg for akkurat denne virksomheten – eksempelvis innen produksjon- og verktøyindustrien på grunn av begrenset lokalt marked – og legger lokk på et eventuelt spørsmål om behov som måtte melde seg.

Blant mer personellintensive virksomheter, som for eksempel i tjeneste- og offentlig sektor, hvor reiseutgiftene er høye, bør holdningen forhåpentligvis være ganske annerledes. Her peker rapportforfatterne på andre fallgruver, som manglende motivasjon hos ansatte og ledere, til å følge rutinene som en gang har blitt etablert. Det kan ha negative konsekvenser for effektiviteten i håndteringen. Så selv om virksomheter bruker automatiserte utleggssystemer, er det ikke ensbetydende med at kontroll og oppfølging av de ansattes reiser fungerer som det skal. Da er vi inne på noe som har med selskapets kultur å gjøre.