Det er store summer å spare på håndtering av utlegg. En rapport fra Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm (KTH) viser at kostnaden mellom manuell og automatisert håndtering kan variere med opptil 70 %. Ved tusen reiseregninger i året, blir det nesten en halv million kroner.

Disse attraktive besparelsene kommer ikke fra én spesifikk handling, men er et resultatet av en svært gjennomtenkt kombinasjon av tre verktøy, som tar for seg innkjøpsprosessen steg for steg.

Det første steget er å bruke et automatisert reiseregnskapssystem (EMS) for å administrere utlegg. De fleste virksomheter har et system som ruller og går – ofte bare et Excel-ark. Men problemet er at de ofte er manuelle og krever tid. Jo nærmere du kan komme et automatisert system for utleggshåndtering, jo nærmere kommer du opptil 70 % kostnadsbesparelse.

Når et automatisert EMS-system er på plass og fungerer som det skal, er neste skritt å integrere dataene fra betalingsløsningen din (i de fleste tilfeller et kredittkort) med systemet. Det er flere fordeler med dette. Det viktigste er at ansatte ikke trenger å registrere transaksjonsdata manuelt, og at valutakursene leveres automatisk. Det betyr at det blir enklere for lederne å godkjenne, siden kvaliteten på dataen er høy allerede fra starten av. Her har du virkelig en vinn-vinn-situasjon.

Automatiserte registreringssystemer og integrerte betalingsløsninger som fungerer i perfekt harmoni, kan ikke alene lede denne reisekostnadshistorien til en lykkelig slutt. Den tredje delen av betalingspuslespillet kan være litt vanskeligere å virkeliggjøre. For det betyr at du må få alle ansatte i bedriften til å bruke firmakortene på en måte som optimaliserer systemet.

Det får man enklest til gjennom en implementert policy med to primære mål:

• Det første målet er å sikre at kortbrukere alltid bruker firmakortet til betaling, og dermed bidrar til konsekvente data i systemet.
• Den andre er å sikre at innkjøp til selskapet holdes adskilt fra private innkjøp, noe som korter ned tiden på oppdeling i systemet. Å få en slik policy vil være til stor hjelp for virksomheten – på mange plan.

Det fantastiske med denne optimale betalingstrekanten er at den er kartlagt. Vi vet nøyaktig hva som trengs for å ta utleggshåndteringen til neste nivå. Nå gjenstår det bare at alle bretter opp ermene og begynner å bygge opp en perfekt prosess for å komme i mål.

Kilde: Rapporten Time is Money - basert på en studie fra Kungliga Tekniska Högskolan (KTH) i Stockholm.