Det er stor forskjell på hvor effektivt bedrifter i Norden håndterer reiseutleggene sine. For de som er villige til å endre rutinene kan det være millioner å spare.
De raskeste bedriftene bruker i gjennomsnitt 8 minutter per utlegg, de tregeste trenger 10 ganger så lang tid. Bedrifter i Danmark, Norge og Finland er mest effektive siden disse landene tillater digitale kvitteringer, noe skattemyndighetene i Sverige ikke godtar. Forskere ved Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm har på oppdrag fra Eurocard undersøkt hvilke rutiner bedrifter har for å håndtere sine ansattes reiseutlegg, relaterte utgifter, og hvor effektive de er. Resultatet viser at forskjellene mellom de minst og de mest effektive bedriftene er betydelige.
– Studien viser at det fins potensiale for betydelige kostnadsreduksjoner for bedrifter som automatiserer håndteringen av utlegg, særlig for bedrifter som vokser kraftig, sier KTH-professor Niklas Arvidsson som har gjennomført studien sammen med doktorgradskandidaten Richard Backteman.
Gjennomsnittsbedriften i undersøkelsen har 3 750 ansatte og bruker 24 minutter per utlegg. Sammenlignet med de mest effektive bedriftene, som håndterer et enkelt utlegg på 8 minutter, får de minst et par millioner kroner i ekstra utgifter i løpet av et år som en direkte konsekvens av lite effektive rutiner ved utleggshåndtering.
Felles for de mest effektive bedriftene er at de alle har innført og benytter seg av digitale kvitteringer. Dette gjelder for bedrifter i Danmark, Norge og Finland, men ikke i Sverige der skattemyndighetene fortsatt ikke godkjenner annet enn papirkvitteringer. Insentivene for å erstatte ineffektive manuelle rutiner med effektive, sentraliserte og automatiserte systemer kan variere svært mellom bedrifter i forskjellige bransjer. Bedrifter med mange ansatte ute på reiser vil naturligvis kunne tjene mer på å effektivisere utleggshåndteringen enn bedrifter som knapt har ansatte som trenger å reise i jobben.
– Trenden går tydelig mot automatisering og sentralisering av utleggshåndteringen. Men fortsatt er det mange bedrifter som ikke utnytter potensialet til besparelser, penger de heller kunne brukt på inntektsgivende oppgaver, sier Rolf Sten Andersen, adm. dir. i Eurocard.
Noen fakta fra KTH-rapporten om bedriftenes utleggshåndtering:
- Gjennomsnittstiden en typisk bedrift bruker på å håndtere et enkelt utlegg er 24 minutter.
- De mest effektive bedriftene greier det på 8 minutter.
- De minst effektive bedriftene trenger 10 ganger lenger tid sammenlignet med de raskeste.
