At utleggshåndteringen skjer helt automatisk kan høres ut som utopi. Men med Eurocard-appen er det ikke bare mulig – det er også veldig enkelt.
Den potensielle gevinsten med å automatisere er stor. Når bedre digitale verktøy forenkler utleggshåndteringen, øker motivasjonen hos de ansatte for å rapportere oftere og mer nøyaktig. Det øker i sin tur muligheten for bedrifter til å spare mye tid, og dermed også kostnader.
At automatisering gir en mer effektiv utleggshåndtering, fastslås også av Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm i rapporten Time is Money, på oppdrag fra Eurocard. Jo flere steg av prosessen som automatiseres, desto mere tid sparer man – tid som i stedet kan brukes på kjernevirksomheten. Automatiseringen er likevel ikke mulig uten transaksjonsdata og gode digitale verktøy for den enkelte medarbeider. Og nye, forbedrede digitale verktøy er noe som Eurocard stadig jobber for å kunne tilby flere kunder.
Et stort steg i den retningen var lanseringen av digital utleggshåndtering, som vi kaller Smarte kvitteringer. Med Smarte kvitteringer kan bedrifter lagre og sende skannede kopier av papirkvitteringer etter et kjøp, direkte i mobil-appen. Dermed minsker behovet for å håndtere store mengder papirkvitteringer manuelt. I den nyeste versjonen av appen kan brukeren også hente PDF-kvitteringer fra de utsalgsstedene som tilbyr det, og dermed droppe papirkvittering fullstendig.
Neste steg er å forbedre brukervennligheten i hele appen og utvikle støtte for flere formater å sende kvitteringsdata i. På den måten kan tjenestene integreres i flere systemer, som øker tilgjengeligheten for kundene. Det arbeidet har resultert i ny funksjonalitet som akkurat nå testes hos utvalgte bedrifter.
Målet for utviklingsarbeidet vårt er å oppnå en enda høyere grad av automatisering, og mindre tid brukt på manuell håndtering for både enkeltarbeidere og administrasjon. Vi er overbeviste om at det kommer til å gi en mer behagelig og mer effektiv hverdag for mange bedrifter, sier Mads Krumhardt Enggren, sjef i Eurocard bedrift, og fortsetter:
– Det er et spørsmål om når, ikke om, den siste papirkvitteringen har blitt skrevet ut og stiftet fast på en reiseregning, og vi vil ligge i forkant den dagen det skjer.
