Å håndtere utlegg kan kreve sitt. Når kontoret erstattes med hjemmekontor, kan det by på enda større utfordringer. Vår ekspert kommer her med tips som kan forenkle utleggshåndteringen betydelig.
Nina Hoff Sørensen er Head of Corporate Support i Danmark og Norge. Hun er klar på at bedriften enkelt kan gjøre livet lettere for sine ansatte.
– Med gode rutiner og riktige verktøy håndterer man utleggene effektiv. I tillegg sparer man mye tid.
Her er Ninas tips som løser de vanligste utfordringene hun hører om fra sine kunder.
1: ”Det er for tungvint å skrive utleggsrapporter”
– Det er vi helt enige i. I undersøkelsen vår som vi har laget sammen med Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm, fremkommer det at det kan ta opptil 55 minutter for bedriften å håndtere ett eneste utlegg. At det tar så lang tid skyldes ofte den manuelle håndteringen av papirkvitteringene.
Løsning: Digitaliser utleggshåndteringen
– Bedrifter som ikke har et system for utleggshåndtering kan enkelt digitalisere utleggshåndteringen. Det eneste man behøver er Eurocard Pro-appen som tar seg av alle stegene i utleggsprosessen, sier Nina Hoff Sørensen.
Den ansatte kan eksempelvis få betydelig bedre kontroll over egne utlegg og slippe å legge ved papirkvitteringer slik:
- Ta et bilde av papirkvitteringen med skannerfunksjonen i Eurocard Pro etter kjøpet. Kvitteringen matches umiddelbart med riktig transaksjon i appen.
- Deretter kan du enkelt sende informasjonen videre til den som skal godkjenne utlegget. Alt skjer i appen – null behov for papirhåndtering.
2: ”Det er vanskelig å få oversikt og det blir for mange feil i utleggsrapportene”
– Kvitteringer som mangler, manuelle utleggsrapporter som er feil fylt ut, og rapporter som må godkjennes i siste øyeblikk. Dette gjør at ledere og administratorer mister oversikten over bedriftens utgifter, og ting kan fort gå galt.
Løsning: Få digital oversikt
– Utleggshåndtereren er et nettbasert verktøy som lagrer og oppdaterer informasjon om alle bedriftens kortkjøp i nåtid. Ledere og administratorer kan når som helst:
- Se hvilke utlegg som er rapportert og hvilke som er på vei.
- Kategorisere og godkjenne utleggsrapporter.
- Enkelt sende godkjente rapporter videre til bedriftens økonomisystem.
Utleggshåndtereren er en del av Eurocard Pro-appen. Transaksjonene kobles til rett kvittering før de kommer til utleggshåndtereren. Smart og enkelt.
Les mer om og last ned Eurocard Pro gratis
Les mer om utleggshåndtereren her
Slik fungerer utleggshåndtereren – se filmen
