Som mange andre bedrifter med selgere på farten, kjempet Clip-Lok med både papirkvitteringer og besværlig EU-moms. I dag er det betydelig enklere. ”Nå tar det tjue sekunder å rapportere et utlegg,” sier Anders Lassen, administrerende direktør i Clip-Lok Skandinavia.
Clip-Lok leverer skreddersydde transportløsninger til bedrifter i hele verden. I Skandinavia og Nord- Europa finnes kundene for det meste innen bilindustrien.
– Løsningene våre verdsettes av alle som transporterer produkter, maskiner og utstyr på en trygg og økonomisk måte, sier Anders Lassen.
Som administrerende direktør er han naturligvis også en av bedriftens fire selgere. Når de reiser rundt i ulike land, blir det mange utlegg for hotell og bespisning. Tidligere rapporterte de utlegg manuelt, og la ved fysiske papirkvitteringer.
– Jeg pleide å legge alle kvitteringene i en stor haug og lagde mine utleggsrapporter et par ganger i måneden. Det kunne ta opptil tre timer hver gang.
I dag er det enklere. Det siste året har Clip-Loc brukt Eurocard Pro-appen. I den kan selgerne rapportere utleggene rett i mobilen når de har litt tid til overs og har tilgang til internett.
– Med en gang jeg kjøper noe, tar jeg bilde av kvitteringen og legger inn informasjon om kjøpet. Etter det trenger jeg ikke å gjøre noe mer.
Den digitale kvitteringen sendes rett fra appen til utleggshåndtereren, – et nytt nettbasert verktøy som gir administratører og ledere oversikt over bedriftens kortkjøp, samt enkelt kan godkjenne utleggene.
– Det blir enklere for dem som administrerer dette, siden hvert kjøp allerede er koblet til rett kvittering.
Momsrefusjonen går av seg selv
Bedrifter som bruker utleggshåndtereren får også tilgang til Vattax, et verktøy som sørger for refusjon av EU-momsen på utlegg i EU-land. Da Anders Lassen hørte om dette, ble han veldig interessert. EU-moms er et komplisert område med forskjellige satser og skatteregler.
Nå tar det tjue sekunder å rapportere et utlegg
– Tidligere droppet vi ofte å kreve inn moms fra andre land, siden det var så komplisert å administrere det. Det hørtes helt fantastisk ut å få et smart system som kunne hjelpe oss med dette. Jeg tenkte at det måtte vi bare ha.
Anders Lassen ser dobbel gevinst med hele Eurocard-løsningen.
– Det som gjør meg ekstra fornøyd er selvsagt at vi får tilbake momsen fra landene vi reiser i. Men også at vi sparer så mye tid.
Sånn omtrent hvor mye tid er det snakk om?
– Nå tar det tjue sekunder å å rapportere et utlegg, så jeg sparer sikkert inn en hel dag i året. Det gjelder også for økonomiavdelingen. Tidligere kunne de bruke to dager bare på momsregnskapet.
Les mer om utleggshåndtereren
Les mer om Vattax
Last ned Eurocard Pro (App Store)
Last ned Eurocard Pro (Google Play)
