Utläggshanteraren
Du kan inte längre beställa denna tjänst från oss eftersom den övergår till Cardlay från och med den 29 december 2023. Nedan hittar du svar på de vanligaste frågorna om förändringen.
Guider / instruktioner
Hur kommer vi igång?
Efter att ni har beställt utläggshanteraren så får administratören ett mail med instruktioner om hur man loggar in och gör inställningar i verktyget. Här är en enkel startguide som hjälper dig att komma igång.
Om du behöver en mer detaljerad beskrivning om hur ni beställer utläggshanteraren, hur ni kommer igång med att sätta upp kategorier och konton, hur man använder appen Eurocard Pro, hur de anställda hanterar sina utlägg och skriver körjournaler så hittar du det guiden nedan. Du får också en beskrivning hur man kontrollerar och godkänner anställdas utlägg, och hur exporteringen till ekonomisystemet sätts upp.
Implementeringsguide för utläggshanteraren (PDF på engelska)
Hur rapporterar jag utlägg i Eurocard Pro-appen?
Med Eurocard Pro-appen kan du rapportera dina utlägg oavsett om du har använt ditt Eurocard företagskort eller om du har betalt själv. Du kan också göra milrapporter. Den här guiden visar hur du gör.
The Eurocard Pro app: How to submit expenses to your bookkeeper (PDF på engelska)
Hur skapar man en integration med ekonomisystemet?
I utläggshanteraren kan du exportera data till företagets ekonomisystem, om ni använder e-conomic, Fortnox, eller vill använda Excel-filer eller generella CVS-filer. I den här guiden förklarar vi hur det går till.
Så här gör du utläggshanteraren klar att använda.
För att göra utläggshanteraren klar att använda för alla inom företaget behöver den förberedas så att det blir enkelt för chefer, controllers och administratörer att använda den. I den här guiden visar vi dig hur du skapar konton, motkonton och exporterar data till ekonomisystemet.
The Expense manager portal: How to set up your expense management (PDF på engelska)
Q&A för administratörer
Vad är Expense Manager?
Expense Manager är en tjänst som ger kortinnehavare möjlighet att hantera sina utlägg i Eurocard Pro-appen, inklusive utläggshanteraren som är ett webbverktyg där administratörer kan godkänna, avvisa eller begära mer information om utläggen.
När kommer tjänsten Expense Manager att stängas?
Tjänsten Expense Manager är inte längre aktiv från den 29 december 2023. Detta innebär att Eurocard Pro-appen och utläggshanteraren inte är tillgängliga efter detta datum.
Vad händer med Eurocard Expense Manager?
Eurocard Expense Manager-tjänsten avslutas och ersätts av Cardlay Expense. Eurocard Expense Manager har utvecklats och underhållits av Cardlay, en samarbetspartner till Eurocard, och de tar nu över som serviceleverantör av utläggshanteringssystemet.
Vad är skillnaden mellan Cardlay Expense och Eurocard Expense Manager?
Tjänsten kommer att vara liknande, men utseendet och känslan kommer att vara annorlunda. Kortinnehavare kommer att behöva hantera sina utlägg genom Cardlay Expense-appen, och administratörer kommer att godkänna, avvisa eller begära information via Cardlay Expense-webbverktyget.
Kan jag använda tjänsten fram till att den stängs ned?
Ja, du kan fortfarande använda och få tillgång till både Eurocard Pro-appen och utläggshanteraren fram till att de stängs. Sista dagen:
- För att skicka in en rapport är den 15 december 2023
- När du kan logga in i utläggshanteraren är den 29 december 2023.
Vad gör jag om jag inte vill använda Cardlay Expense-tjänsten?
Om du bestämmer dig för att du inte vill ha tjänsten, vänligen skicka ett e-postmeddelande till expensemanageroptouts@seb.se för att meddela oss detta senast 25 oktober 2023. Kom ihåg att skriva ert organisationsnummer i e-postmeddelandet.
Vad händer med all information och data som finns i utläggshanteraren?
När tjänsten stängs ned kommer du inte längre att ha tillgång till den information och data som lagras i webbverktyget. Detta kommer att raderas och kan inte återställas. Det är därför mycket viktigt att all data som behövs för arkivering och revisionsändamål laddas ner och sparas av administratören på företaget.
Hur exporterar jag data som för närvarande finns utläggshanteraren?
Du kan spara data genom att exportera dem från utläggshanteraren.
Använd den här steg-för-steg-guiden för att exportera din data
Kommer Cardlay Expense-webbverktyget innehålla utlägg från Eurocard Expense Manager?
Nej. All data som behövs för arkivering och revision bör exporteras från Eurocard Expense Manager eftersom de kommer att tas bort när webbverktyget stängs.
Hur länge sparas utlägg och kvitton i Eurocard Expense Manager webbverktyget?
Rapporterna kommer inte längre att sparas i webbverktyget, och vi rekommenderar därför att du laddar ner alla rapporter som behövs för revision och arkivering.
Vad är migrationsprocessen från Eurocard Expense Manager till Cardlay Expense Manager?
Cardlay kommer att kontakta administratörer när det är dags att börja migrera från Eurocard Expense Manager till det nya Cardlay-systemet. Mer information finns här på Cardlays supportsida.
Kan jag använda både Cardlay- och Eurocard Expense Manager-tjänsten samtidigt?
Ja, du kan använda båda systemen samtidigt fram tills Eurocard Expense Manager-tjänsten stängs, och vi rekommenderar att du gör det för att säkerställa att migreringen genomförs korrekt. Du debiteras inte för att använda det nya systemet under övergångsperioden.
När måste jag överföra till den nya lösningen?
Tjänsten kommer att stängas ned den 29.12.2023, och vi rekommenderar att du påbörjar migrationsprocessen så snart du får välkomstmailet från Cardlay, för att säkerställa att migreringen genomförs korrekt och smidigt.
Hur lägger vi till kortinnehavare till tjänsten?
Du kommer att behöva lägga till varje kortinnehavare i Cardlay Expense-systemet. När du har gjort detta kommer Cardlay att skicka ett välkomstmejl till kortinnehavarna med instruktioner om hur de laddar ner Cardlay Expense-appen.
Vad bör vi informera kortinnehavarna om?
Du bör informera kortinnehavarna om att de kommer att behöva använda en annan app för att hantera sina kostnader och att de kommer att få ett e-postmeddelande från Cardlay när de behöver göra detta.
Kommer integrationen med Fortnox eller e-conomic fortfarande fungera?
Nej, Cardlay Expense-systemet har ingen inbyggd integration för Fortnox eller e-conomic.
Hur kommer jag igång med Cardlay Expense?
Du kommer att få ett välkomstmejl när det är dags att genomföra migreringen, tillsammans med en steg-för-steg-guide om hur du gör detta.
Vad behöver jag göra innan webbverktyget avslutas?
Du bör se till att du har exporterat all data som du behöver för arkivering och revision. Du behöver också följa överföringsguiden som du får från Cardlay. För mer information om migrationsprocessen, klicka här.
Hur betalar jag för tjänsten efter att den har överförts till Cardlay Expense?
Eftersom tjänsten kommer att delas mellan Eurocard och Cardlay kommer även kostnaden för tjänsten att delas upp. Du kommer att debiteras av Cardlay för hanteringen av utgifter, och detta kommer att faktureras månadsvis. Den andra fakturan kommer från Eurocard för leveransen av godkännanden, transaktioner och kvitton till Cardlay, och den kommer att faktureras årligen per kort.
Den totala årliga kostnaden förblir oförändrad.
Hur mycket kommer jag att betala Eurocard/Cardlay?
Eftersom tjänsten nu kommer att delas upp kommer ni från nästa år att få två separata fakturor, men det totala priset per kort per år blir detsamma:
- 375 SEK för vår leverans av godkännanden, transaktioner och kvitton till Cardlay
- 525 SEK till Cardlay för utläggshanteraren.
Kommer tjänsten att kosta lika mycket?
Ja, den totala kostnaden för tjänsten kommer att förbli densamma, och du kommer inte att debiteras mer.
Vad händer med den årsavgift som jag redan har betalat?
Den avgiften överföras till den nya tjänsten, vilket innebär att du först kommer att få en ny faktura när den nuvarande avgiftsperioden är avslutad. Din nästa faktura kommer sedan att delas upp mellan Eurocard och Cardlay.
Kommer jag att betala för båda systemen under den period då båda är aktiva?
Du kommer endast att betala för ett system under övergångsperioden och kommer aldrig att bli debiterad dubbelt. Avgiften du har betalat fortsätter och du blir först debiterad igen när den nuvarande faktureringscykeln är över.
Var hittar jag Cardlay Expense-appen?
För närvarande är appen inte tillgänglig för nedladdning i App Store eller Google Play. Kortinnehavare kommer att få ett e-postmeddelande när Cardlay Expense-appen är redo och bör laddas ner.
Q&A för kortinnehavare
Kan jag fortfarande använda Eurocard Pro-appen utan Expense Manager-tjänsten?
Ja ett tag men Eurocard Pro-appen kommer att stängas. Ladda ner vår andra app; Eurocard-appen nu för att fortsätta se transaktioner, ta bilder på kvitton och hantera ditt företagskort. Alla kvitton som tidigare var kopplade till en transaktion kommer att visas i den nya Eurocard-appen.
Hur kan jag hantera mitt företagskort efter att Eurocard Pro-appen har stängts ned?
Ladda ner vår andra app; Eurocard-appen, för att fortsätta hantera ditt Eurocard företagskort.
Vad är Expense Manager?
Expense Manager är en tjänst som ger kortinnehavare möjlighet att hantera sina utlägg i Eurocard Pro-appen, inklusive utläggshanteraren som är ett webbverktyg där administratörer kan godkänna, avvisa eller begära mer information om utläggen.
När kommer tjänsten Expense Manager att stängas?
Tjänsten Expense Manager är inte längre aktiv från den 29 december 2023. Detta innebär att Eurocard Pro-appen och utläggshanteraren inte är tillgängliga efter detta datum.
Vad händer med Eurocard Expense Manager?
Eurocard Expense Manager-tjänsten avslutas och ersätts av Cardlay Expense. Eurocard Expense Manager har utvecklats och underhållits av Cardlay, en samarbetspartner till Eurocard, och de tar nu över som serviceleverantör av utläggshanteringssystemet
Vad är skillnaden mellan Cardlay Expense og Eurocard Expense Manager?
Tjänsten kommer att vara liknande, men utseendet och känslan kommer att vara annorlunda. Kortinnehavare kommer att behöva hantera sina utlägg genom Cardlay Expense-appen, och administratörer kommer att godkänna, avvisa eller begära information via Cardlay Expense-webbverktyget.
Vilket är den sista dagen då jag kan skicka in en rapport?
Sista dagen för att skicka in en rapport är den 15 december 2023.
Kan jag använda tjänsten fram till att den stängs ned?
Ja, du kan fortfarande använda och få tillgång till både Eurocard Pro-appen och utläggshanteraren fram till att de stängs. Sista dagen:
- För att skicka in en rapport är den 15 december 2023
- När du kan logga in i utläggshanteraren är den 29 december 2023.
Hur kommer jag igång med Cardlay Expense?
Du kommer att få ett välkomstmejl från Cardlay och få instruktioner om hur du kommer igång när din administratör har konfigurerat det nya systemet.
Var hittar jag Cardlay Expense-appen?
För närvarande är appen inte tillgänglig för nedladdning i App Store eller Google Play. Kortinnehavare kommer att få ett e-postmeddelande när Cardlay Expense-appen är redo och bör laddas ner.