Du är på den svenska webbsidan. Välj ditt land för att se platsspecifikt innehåll.

Effektivare reseräkningssystem lönar sig

Kundcase

Smarta kvitton

2 min

09-16-2019

En studie från KTH visar att det är stor skillnad på hur företag i Norden hanterar sina anställdas reseutlägg. Att centralisera och automatisera processerna är ett sätt att förenkla och få bättre kontroll.

Fullt utvecklade automatiserade och centraliserade system är inte bara effektivare ur kostnadssynpunkt jämfört med manuell hantering. Det ger också företag och kommunal verksamhet en bättre kontroll över anställdas utlägg och minimerar risken för brott mot den egna policyn.

Verksamheter som är finansierade av skattepengar, som kommuner, landsting och myndigheter, råkar med jämna mellanrum ut för mediernas granskning. Chefers och anställdas utlandsresor och notor för representation nagelfars och hamnar inte sällan på löpsedlarna. Med bättre system för kontroll av utläggen hade skandaler sannolikt kunnat undvikas och aldrig tillåtits skada förtroendet för verksamheten.

Exempelvis kan tydligare regler för utlägg under konferenser och resor, i kombination med automatiserade och centraliserade system för utläggshantering, minimera risken för att något går fel.

– Centraliserade processer där företaget äger och har kontroll över utläggshanteringen möjliggör förbättrad kontroll och överensstämmelse med policyregler. Det kan också ha en potentiell effekt på varumärket och olika intressenters förtroende för verksamheten, säger Niklas Arvidsson, professor vid Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm.

Tillsammans med kollegan och doktoranden Richard Backteman har han på uppdrag av Eurocard undersökt hur företag i Norden hanterar anställdas utlägg för resor och därtill hörande utgifter. I studien pekar de på hur effektiva automatiserade system även kan användas som stöd för att göra bättre affärer, till exempel i uppföljning av hur säljare reser effektivt och att de träffar rätt kunder.

En annan stor fördel med robusta och effektiva system är att de underlättar för uppföljningen av miljökonsekvenserna av ett företags resor. Kanske de anställda flyger onödigt mycket eller ineffektivt och därmed bidrar till ökade klimatutsläpp.

Det ultimata inom utläggs­hantering

  • Kopplar automatiskt ihop kvitton med rätt inköpsdata
  • Minimerar riskerna och sänker administrationskostnaderna
  • Sparar värdefull tid för både anställda och administratörer
  • Inköpsdata och kvitton skickas direkt till ert affärssystem

Smarta kvitton

Behöver du en skräddarsydd lösning?

När det gäller betalningar så har de flesta företag helt unika behov. Ett enkelt sätt att få en lösning som passar är att låta oss skräddarsy den. Ta kontakt med oss så berättar vi hur det går till.

Kontakta oss