Du pratar om ”the payment automation leap”. Vad innebär det?

– Det betyder att alla företag har potential att förbättra sig. Oavsett hur digitaliserad du är idag, och hur automatiserad din kostnadshantering är, finns det sätt att göra det ännu mer effektivt. Det här steget, stort eller litet, medför ofta så fantastiska resultat, att företag nästan inte kan tro att de är sanna. Så vi pratar om ett steg som för många företag blir revolutionerande.

Vilka är de främsta fördelarna med en mer automatiserade kostnadshantering?

– Det handlar i grunden om effektivitet. När man tar hand om en faktura manuellt, slösas mycket tid på hantering av papper innan man till och med kommer till rapporteringsdelen. Dessutom är ett manuellt system mycket sårbart för mänskliga fel, vilket i sin tur skapar onödig friktion mellan personer i organisationen. Ju mer automatiserad du blir, desto snabbare och mer pålitligt system får du. Och data som kommer in i systemet blir mer komplett och därmed mer användbar för strategiska beslut.

Så vad kan företag göra för att bli mer automatiserade?

– I forskningsarbetet vi gjorde i samarbete med Kungliga Tekniska Högskolan i fjol, såg vi att 100 procent av de undersökta företagen använde kreditkort som sitt grundläggande sätt att betala. Vilket inte kom som en överraskning. Vi såg också att en tydlig majoritet av företagen använder någon form av program för utgiftshantering. Men sedan började skillnaderna bli tydligare: endast 27 procent av företagen använde smartphones med appar som gör att deras anställda kan hantera sina utlägg på språng. Och det här är en enorm flaskhals, för om du inte använder appar kan du inte börja implementera saker som digitala kvitton, vilket är den stora grejen just nu.

Kan du berätta lite mer om digitala kvitton?

– Det är egentligen vad det heter, ett kvitto i digital form snarare än ett papper som du lägger i din plånbok och sedan glömmer bort. När du börjar hantera dina kvitton i digital form kan du göra alla slags smarta saker med dem, till exempel organisera dem snabbare och bättre, och självklart överföra dem till ditt system för utgiftshantering på ett mycket snabbare, säkrare och effektivare sätt. Men som jag sa tidigare beror allt detta på hur bra appen du använder som verktyg är.

Finns det fler fördelar?

– Ja, och de är mycket viktiga. Jag har pratat om hur man strukturellt gör utgiftsrapporteringen mer effektiv och det är givetvis grunden för bättre affärer. Men när du börjar automatisera får du också alla möjliga positiva ”biverkningar” som ger värde för företaget. Som att företaget kommer att ha lättare att efterleva policies och processer, och det i sin tur kommer att stärka företagets varumärke på en intressentnivå på ett sätt som vi inte normalt skulle associera med kostnadsförvaltning. Vi förväntar oss också att digitaliseringen av kvitton och trenden mot utgiftshantering ”i farten” kommer att möjliggöra ännu fler besparingar för företag när de anställda lägger till mer information vid tidpunkten för betalningen. Något som är nödvändigt för att nå nästa besparingsnivå. I slutändan börjar de anställda att uppskatta fördelarna fullt ut, och må bättre. Det kommer faktiskt att fungera som en fördel när det gäller imagen som arbetsgivare också!

Tre slutsatser om automatisering av betalningar:

• Oavsett hur automatiserad din utgiftshantering är, finns det alltid utrymme för förbättringar.
• En smartphone med en app som låter medarbetarna hantera sina utgifter på språng, är en avgörande faktor för att lyckas.
• Automatisering ha flera positiva ”biverkningar”, till exempel förbättrad efterlevnad av policies och processer – som bidrar till att stärka företagets varumärke.