Det är lätt att det går åt mängder av dyrbar tid när medarbetare på företag ska redovisa sina utlägg. Men det går att göra jobbet enklare. Vår expert delar med sig av sina bästa tips.
En ny studie av Kungliga Tekniska Högskolan i samarbete med Eurocard, visar att det skiljer mycket mellan hur nordiska företag hanterar reseräkningar. De snabbaste företagen lägger i genomsnitt 8 minuter per utlägg, de långsammaste behöver 10 gånger mer tid på sig.
– För exempelvis ett medelstort företag, som hanterar omkring 1 000 reseräkningar per år, blir det snabbt stora summor, säger Michael Afram, Key Account Manager på Eurocard.
Tidstjuven för många företag är en alltför manuell hantering av reseräkningar, samt att man inte lyckas dra nytta av sina digitala verktyg.
Michael Afram har tre grundläggande tips till företag som känner att de behöver effektivisera sin utläggshantering.
Skapa en tydlig policy
En skriftlig policy med tydliga riktlinjer, om vad som gäller för utlägg i tjänsten och hur man praktiskt går tillväga, är A och O för att få till smidiga processer. Se till att policyn når ut till alla. Exempelvis kan den ingå som en del av onboarding-materialet till nyanställda.
Använd enhetliga kort
Ett misstag på många företag är att medarbetare tillåts använda olika korttyper för sina tjänsteutlägg. Med en gemensam korttyp har alla medarbetare samma förutsättningar och företaget slipper lägga tid på att korrigera olika undantag i reseräkningssystemet. Det är också enklare att automatisera och förenkla utläggsredovisningarna. Med rätt valutakurs, rätt moms och rätt inköp kan medarbetarna tänka på annat.
Välj mjukvara med omsorg
Gå inte enbart på priset när ni väljer ett automatiserat system för utläggshantering. Välj en erfaren leverantör, som kan koppla och integrera korttransaktioner med t.ex kvitto-/mobilappar. Detta underlättar administrationen, ger företaget och medarbetarna effektivare redovisningsprocesser, samt minimerar både fel och frustration.