På ett vanligt företag görs varje dag mängder av inköp för att verksamheten ska flyta på. Ibland betalar man med kort, andra gånger mot faktura. Med virtuella kort kan man öka effektiviteten och samtidigt spara pengar.
Oavsett om man handlar ett dussing whiteboardpennor eller 20 ton aluminium så finns det finns det besparingar att hämta i processerna. Men precis som produkternas karaktär, kan också transaktionernas utförande skilja sig åt markant. I vissa fall handlar det om långdragna förhandlingar som sträcker sig över veckor eller månader. I andra är det hårdnackat vändande på ören som gör den stora skillnaden för företagets besparingar.
Betalningslösningarna skiljer sig också åt vilket har stor betydelse. Stora strategiska inköp som bara görs ett fåtal gånger per år kan i många fall skötas med traditionella trade finance-lösningar. När det gäller mindre inköp kan vardagliga inköp genomföras med betalkort eller kreditkort ställda på företaget.
Det här inte nödvändigtvis ett problem i det långa loppet, men det är en utmaning att vissa betalningar görs omedelbart med företagskortet (till exempel kaffe till kontoret) medan andra (som reservdelar till maskiner) görs efter fakturering. För leverantören är detta en fråga om kassaflöde, att ha koll på betalningsstatus och så vidare. Det värsta scenariot skulle kunna innebära att leverantören måste vänta mer än 3-4 månader innan de tar emot betalningen.
Och härifrån blir det bara värre. För köparen innebär det en risk med dubbla betalningar, bedrägeri och försenade betalningar med de straffavgifter som det innebär. Och medan relationen till leverantören blir värre för varje gång, påverkas även möjligheterna till rabatter.
Som tur är, för både leverantörer och inköpare, finns det nya lösningar baserade på virtuella företagskonton. De möjliggör snabba betalningar för inköp som normalt sett inte förknippas med kortbetalningar.
Direktbetalning av stora inköp kommer automatiskt att förbättra processen av betalningar – likväl som relationen – mellan köpare och säljare. Och samtidigt ta bort behovet av telefonsamtal och e-mail som ska stämma av betalningsstatus. Det innebär dessutom en minskad hanteringskostnad likväl som risken för bedrägerier eller missade betalningar.
Så idel glada ansikten med snabbare och mer precisa betalningar – oavsett om du ansvarar för kontorsmaterial eller företagets tunga maskinpark.