Idag finns det många sätt att göra det enkelt för medarbetarna att hantera sina utlägg. Det finns också stor potential för framsynta företag att spara pengar.

Besparingspotentialen för företag är stor om de använder automatiserade och centraliserade system för utläggshantering. De mest effektiva verktygen är en kombination av kreditkort i botten och smartphone med app och digitala kvitton.

Smartphones, appar och mjukvaruprogram för utläggshantering (expense management) är tillsammans med kreditkort de främsta verktygen för företagen att uppnå effektiva rutiner vid administrationen av anställdas utlägg för resor, hotell, taxi och representation.

Det framgår av den studie som forskare vid Kungliga Tekniska Högskolan gjort på uppdrag av Eurocard. Undersökningen genomfördes under perioden 21 september–5 oktober 2017. Totalt deltog 168 svenska, danska, norska och finländska företag av 1 000 tillfrågade i enkäten.

Företag som använder automatiserade system för utläggshantering är i genomsnitt minst 25 procent effektivare än de som har manuella system. Mer än 80 procent av företagens anställda har ett högt användande av kreditkort, som samtidigt fungerar som en plattform för automatiserade system där andra verktyg som smartphone och appar tillsammans bidrar till att driva effektivitet.

Undersökningen visar också att hela 80 procent av de anställda hos de deltagande företagen föredrar så automatiserade rutiner som möjligt.

– Trenden går tydligt mot en automatisering och centralisering av utläggshanteringen. Men fortfarande är det många företag som inte utnyttjar potentialen till besparingar, pengar som de i stället kan lägga på sådant som genererar intäkter. En utmaning kan ligga i att implementera lösningarna fullt ut och att orka hålla fokus hela vägen, säger Rolf-Sten Andersen, VD för Eurocard.

Ytterligare en viktig roll i sammanhanget är vilka IT-lösningar och IT-leverantörer företagen väljer.

Några fakta ur KTH-rapporten om företagens utläggshantering:

• 32 procent av företagen använder smartphones
• 26 procent av företagen använder appar
• 23 procent använder mjukvaruprogram
• 67 procent av företagen erbjuder anställda kreditkort
• 43 procent har dataintegrerat kreditkort med finansiella system
• 53 procent uppger att lagring och användande av digitala kvitton effektiviserar utläggshanteringen