Högar med papperskvitton och svårhanterliga excelfiler. En ohållbar situation. Toyota Material Handling Sweden digitaliserade sin utläggshantering och sparade både tid och pengar.
Toyota Material Handling Sweden är specialister på logistik och materialhantering. De säljer, hyr ut och servar truckar som bland annat tillverkas på Toyotas fabrik i Mjölby. Maria Gråd är redovisningschef på bolagets huvudkontor i Solna.
– Vi har hundratals medarbetare som är ute och jobbar. Så det blir mycket kvitton och redovisningar att hålla reda på.
I många år redovisade medarbetarna sina utlägg genom att först sortera sina kvitton, kontera i Excel och sedan lämna dem till ekonomiavdelningen för vidare bokföring. Det blev mycket jobb för alla inblandade.
– Ekonomiavdelningen satt med högar av kvitton som de skulle matcha med alla fakturor som kom in. Vi jobbade i Excel och det var helt manuellt. Det blev orimligt mycket jobb, både för vår ekonomiavdelning och för medarbetarna ute på fältet.
De bestämde sig för att digitalisera sin utläggshantering. Att vända sig till Eurocard var naturligt. Dels hade vissa av deras andra säljbolag i Norden Eurocard, dels kunde Eurocard integrera lösningen med Toyotas befintliga affärssystem.
– Vi kontaktade Eurocard och tillsammans hittade vi en lösning som passar oss väldigt bra.
Lösningen går ut på att man i hög grad har automatiserat sin utläggshantering. På så sätt har jobbet blivit enklare för alla inblandade. Det går att ta emot digitala kvitton även om man oftast fotar sina kvitton med mobilen.
– Idag går alla transaktioner från Eurocard direkt in i vårt system. Medarbetarna tar kort på sina kvitton i en app och så matchas de automatiskt med transaktionerna.
– Systemet tar tio minuter att lära sig, det är jätteenkelt.
Att det är smidigt för alla inblandade är naturligtvis en stor fördel. Ytterligare en vinst är att företaget sparar pengar
– Jag beräknar att den administrativa kostnaden för utläggshantering har gått ner med 40 till 50 procent sen vi införde den här lösningen
Ytterligare en bonus är att det har blivit lättare att hantera företagets kreditkort.
– Det bästa är att vi har full kontroll på alla kort. Vi har ett webbverktyg via Eurocard som gör att vi själva kan gå in och spärra och höja och sänka limitar.
– Tiden vi sparar kan vi lägga på våra kunder istället, säger Maria Gråd.
