Många företag hanterar fortfarande sina reseutlägg manuellt. Ett bra sätt att öka effektiviteten är att automatisera hanteringen. Men det finns ytterligare en viktig framgångsfaktor som är lätt att glömma bort. Motivation.

Det går väl knappast en dag utan att vi får höra om hur digitaliseringen sveper fram och påverkar företagen, vår vardag och arbetet på jobbet. En bransch som var tidigt ute i omställningen till en smidigare distribution är resebranschen. Men hur ser det ut när det kommer till uppföljningen av resor?

Tänk hur snabbt det numera går att boka en resa eller ett hotell med en mobil, varhelst du än befinner dig, så länge en uppkoppling till nätet finns. Kanske känner du suget på torsdagskvällen att dra till London över helgen, du söker i datorn och hittar snabbt en resa som passar. Hotellet letar du upp först på plats via mobilen och bokar det på hotellbokningssajterna. Tunnelbanan betalar du med ett kontaktlöst kort och taxin hem från puben tar Apple Pay och de andra digitala plånböckerna.

I resebranschen har digitaliseringen redan hunnit pågå i över två decennier, andra branscher kanske inte ens har påbörjat den. Därför är det lite av ödets ironi att just resor och därtill relaterade utgifter i ett företag i många fall hanteras som de alltid har, det vill säga manuellt.

Av den rapport som Eurocard har tagit fram med hjälp av två forskare vid Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm framgår det att många nordiska företag fortfarande använder sig av manuella system för att hantera anställdas utlägg för resor, hotell, taxi och representation. Vilka extra kostnader det för med sig, eller rättare sagt, vilka inbesparingar som går förlorade, berättas om i andra artiklar om rapporten.

Bland skälen till att företag fortfarande använder ineffektiva processer för hantering av utlägg, och därmed inte hushållar med sina resurser på ett optimalt sätt, finns förstås det självklara: tjänsteresor förekommer knappt. Resekostnadernas andel av de totala kostnaderna är så låg att frågan om en effektivisering aldrig ställs, och om den trots allt lyfts vid något tillfälle kan den lika snabbt hamna i byrålådan då ledningen tror att investeringen i en automatiserad hantering inte lönar sig. Det här kan exempelvis gälla företag i tillverknings- och verkstadsindustrin och där avsättningen sker på en avgränsad lokal marknad.

Bland mer personalintensiva företag, till exempel inom tjänstesektorn och inom offentliga verksamheter, där kostnaderna för tjänsteresor är stora, bör inställningen förhoppningsvis vara en helt annan. Men här pekar rapportförfattarna på andra fallgropar: En bristande motivation hos anställda och chefer att följa de rutiner som en gång fastslagits kan få negativa konsekvenser för effektiviteten i hanteringen. Så även om företag använder sig av automatiserade system för utlägg behöver det inte betyda att kontrollen och uppföljningen av de anställdas resor fungerar som den ska. Och då är vi inne på något som tangerar företagets kultur.