Det finns stora summor att spara på hanteringen av utlägg. En studie från KTH visar att kostnaden mellan manuell och automatiserad hantering kan skilja på upp till 70 procent. På tusen reseräkningar blir det en halv miljon kronor per år.

Dessa attraktiva besparingar kommer inte från någon enskild specifik åtgärd, utan är resultatet av en högst genomtänkt kombination av tre verktyg där man tar inköpsprocessen steg för steg.

Det första är att använda ett automatiserat reseräkningssystem (EMS) för hantering av utlägg. De flesta företag har någon typ av system som rullar – ofta bara ett excel-ark – för hantering av utlägg. Men problemet är att de ofta kräver manuell handpåläggning i någon mån. Ju närmare du kan komma ett system som är automatiserat på riktigt, desto närmare är du en besparing i häraden 70 procent.

När ett automatiserat EMS-system finns på plats och fungerar som det ska, är steg två att till fullo integrera inmatning av uppgifterna från betallösningen (i de flesta fall ett kreditkort) i systemet. Det finns flera fördelar med detta. De främsta är att de anställda inte behöver registrera transaktionsdata manuellt och att växlingskurser levereras automatiskt. Detta innebär att det blir enklare för cheferna att godkänna, eftersom kvaliteten på datan är hög redan från början. Och där har du en verklig win-win-situation.

Automatiserade system för registrering och integrerade betalningslösningar som fungerar i perfekt harmoni kan inte ensamma leda denna reseräknings-saga till ett lyckligt slut. Men den tredje biten av betalningspusslet kan vara lite knepigare att förverkliga. Det innebär nämligen att du måste få alla anställda i företaget att använda sina företagskort på ett sätt som optimerar systemet.

Det här uppnås genom en implementerad policy med två primära mål. Det första är att säkerställa att kortanvändarna alltid använder företagskortet för betalningar, och därigenom bidrar med konsekvent data in i systemet. Det andra är att säkerställa att inköp till företaget hålls skilda från privata inköp. vilket kortar ner tiden för att göra den uppdelningen i systemet. Att få en sådan typ av policy på plats kommer att öka företagets chanser att excellera avsevärt.

Det fantastiska med denna optimala betalningstriangel är att den är kartlagd; vi vet exakt vad som behövs för att ta din utläggshantering till nästa nivå. Nu återstår bara för alla att kavla upp ärmarna och börja bygga den perfekta processen för det.

Källa: Rapporten Time is Money – baserat på en studie av Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm.