Papperskvitton som förstörs, försvinner eller har för dålig kvalité är ett återkommande problem hos många företag, visar en ny studie. Hos vissa företag saknas var femte papperskvitto i utläggsrapporterna.
En helt ny studie, som kartlägger kvittohanteringen i 235 nordiska organisationer, visar att många företag upplever att deras hantering av papperskvitton ökar risken för bedrägeri och skapar problem för företaget att efterleva lagar och regler.
-Anställda tappar bort kvitton, skickar in fel kvitton, eller så är papperskvittona så illa tilltygade att det är omöjligt för finansavdelningen att koppla dem till det aktuella köpet, säger Mads Moesgaard, Nordic business manager på Eurocard.
Risk för bedrägeri
En del företag uppger i studien att uppemot 20 procent av kvittona saknas i de utläggsrapporter som medarbetarna skickar in för godkännande. Och bland de företag som använder papperskvitton, som dem dominerande delen av kvittohantering, tycker endast 24 procent att de har tillräckligt bra processer för att förhindra bedrägeri.
-Kvittohantering är till stor del en förtroendefråga mellan arbetsgivaren och den anställde, där kvittot är beviset på att utlägget har skett. Samtidigt är många finansavdelningar hårt belastade, med ett stort antal kvitton att hantera. Om det då finns fel i flera utläggsrapporter så ökar förstås risken för misstag, samtidigt som handläggningstiden per kvitto blir längre, säger Mads Moesgaard.
Digitalisering är lösningen
Samtidigt visar studien att dessa problem är betydligt ovanligare hos företag som har digitaliserat sin kvittohantering. Och det behövs inga stora för insatser för att få en positiv effekt.
-En app med en inbyggd receipt capture function, alltså att den enskilde korthållaren enkelt kan ”fånga upp” kvittot i mobilen och fotografera det, reducerar risken att kvitton försvinner. Om kvittot dessutom kan matchas med rätt transaktion i appen, blir det mycket enklare att följa upp köpet.
Företag som går ännu längre i sin digitalisering och använder direkta digitala kvitton kan i stort sett eliminera alla fel relaterade till kvittohantering.
-Med direkta digitala kvitton, som innebär att ett digitalt kvitto skickas direkt från handlaren till kundens mobiltelefon, där det matchas med rätt transaktion och sedan vidare till företagets utläggshanteringssystem, är det i stort sett omöjligt att kvitton försvinner eller förstörs innan de ska godkännas, säger Mads Moesgaard.
Hos Eurocard är direkta digitala kvitton en del av lösningen Smarta kvitton.
