Att hantera utlägg kan vara krångligt som det är. När vanligt kontor bytts ut mot hemmakontor blir det lätt ännu krångligare. Vår expert har tipsen för att göra er utläggshantering betydligt enklare.
Sara Palm Dahlblom är ansvarig för företagssupporten på Eurocard. Hon menar att ett företag ganska så enkelt kan göra livet lite lättare för sina medarbetare.
– Har man bra rutiner och rätt verktyg kan utläggshanteringen bli riktigt smidig. Dessutom kan man spara många arbetstimmar.
Här några tips från Sara som löser de två vanligaste utmaningarna hon får höra om från sina kunder.
1: ”Det är för krångligt att redovisa papperskvitton”
– Vi kan inte göra annat än att hålla med. Vår egen rapport, som vi har gjort tillsammans med Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm, visar att det kan ta upp till 55 min för ett företag att hantera ett enda utlägg. Att det tar så lång tid beror ofta på att hanteringen av papperskvitton är manuell.
Lösning: Digitalisera er utläggshantering.
– Företag som inte använder ett system för utläggshantering kan enkelt digitalisera sin utläggshantering. Allt som behövs är appen Eurocard Pro som har lättanvända funktioner för alla steg i processen, säger Sara Palm Dahlblom.
En anställd kan t.ex. få bättre kontroll över sina egna utlägg och slippa redovisa papperskvitton genom att:
- Fota papperskvittot med skannerfunktionen i Eurocard Pro efter inköpet. Kvittot matchas då direkt med rätt transaktion i appen.
- Sedan skicka vidare infon till den person som ska godkänna utlägget. Allt sker i appen – inget pappersarbete behövs.
2: ”Det är svårt att få en överblick och det blir för många fel i utläggsrapporterna”
– Kvitton som saknas, stressade godkännanden och manuella utläggsrapporter som inte stämmer. När chefer och administratörer tappar kontroll över företagets utgifter blir det lätt fort och fel.
Lösning: Skaffa digital överblick
– Utläggshanteraren är en webbaserad tjänst där information om företagets alla kortköp samlas och uppdateras i realtid. Alltså kan chefer och administratörer gå in när som helst och:
- Se vilka utlägg som är rapporterade och som är på väg in.
- Kategorisera och godkänna utläggsrapporter
- Enkelt skicka godkända rapporter vidare till affärssystemet.
Utläggshanteraren är en del av appen Eurocard Pro. Här kopplas alla transaktioner till rätt kvitton innan de kommer till Utläggshanteraren. Smart och enkelt.
Läs mer om och Ladda ner Eurocard Pro gratis
Läs mer om utläggshanteraren här
Så funkar utläggshanteraren – se filmen
