Som många andra företag med resande säljare kämpade Clip-Lok med både papperskvitton och krånglig EU-moms. I dag är det betydligt enklare. ”Det tar tjugo sekunder att redovisa ett kvitto nu,” säger Anders Lassen, vd på Clip-Lok i Skandinavien.

Clip-Lok levererar skräddarsydda transportlösningar till företag runt om i världen. I Skandinavien och norra Europa finns kunderna framför allt inom bilindustrin.

– Våra lösningar uppskattas av alla som vill transportera produkter, maskiner och utrustning på ett säkert och ekonomiskt sätt, säger Anders Lassen.

Som vd är han naturligtvis även en av företagets fyra säljare. När de reser i de olika länderna så blir det en hel del utlägg för hotellnätter och mat. Tidigare redovisade de sina kvitton manuellt.

– Jag brukade lägga alla kvitton i en stor hög och så redovisade jag alltihop ett par gånger i månaden. Det kunde ta upp till tre timmar varje gång.

I dag är det lättare. Sen ungefär ett år tillbaka använder Clip-Lok appen Eurocard Pro. I den kan säljarna redovisa utläggen direkt i mobilen när de har en stund över och är online.

– När jag handlar något så tar jag direkt en bild av kvittot och lägger till information om köpet. Sen behöver jag inte göra mer.

Från appen skickas det digitala kvittot vidare till utläggshanteraren, ett nytt online-verktyg som ger administratörer och chefer överblick över företagets kortköp och där de enkelt kan godkänna enskilda utläggg.

– Det blir lättare för administratörerna eftersom varje inköp redan är kopplat till rätt kvitto.

Momsåterbetalningen sköter sig själv

Företag som använder utläggshanteraren får även tillgång till Vattax, ett verktyg som automatiskt ser till att man får tillbaka moms på utlägg som görs i andra EU-länder. När Anders Lassen hörde talas om det blev han väldigt intresserad. EU-moms är ett komplicerat område med olika momssatser och regler.

– Förut lät vi ofta bli att kräva tillbaka momspengar från andra länder eftersom administrationen var så krånglig. Så det lät helt fantastiskt att man kunde få ett smart system som hjälpte till. Jag tänkte, det måste jag ha.

Anders Lassen ser en dubbel vinst med hela Eurocards lösning.

– Det som gör mig extra glad är naturligtvis att vi får tillbaka momspengarna från länderna vi reser i. Men också att vi sparar så mycket tid.

Ungefär hur mycket tid handlar det om?

– Det tar tjugo sekunder att redovisa ett kvitto nu, jag sparar säkert en hel dag om året. För ekonomiavdelningen är det samma sak, förut kunde de ägna två dagar bara åt den svenska momsredovisningen.

Läs mer om utläggshanteraren
Läs mer om Vattax
Ladda ner Eurocard Pro (App Store)
Ladda ner Eurocard Pro (Google Play)