Jos työntekijät käyttävät henkilökohtaisella maksuvastuulla olevia yrityskortteja tai omia luottokorttejaan työmatkakulujen maksamiseen, yrityksen on erittäin vaikea tehostaa kulujen hallintaa kunnolla.

Tämä johtuu siitä, että kaikki maksutapahtumia koskevat tiedot jäävät maksun tehneelle henkilölle siihen asti, kunnes matkalasku on tehty. Tällöin yritys ei voi tietää tulevista maksuista ennen kuin kulut on tilitetty.

Lisäksi työntekijät joutuvat käyttämään maksuun omia rahojaan ja saavat korvauksen yritykseltä vasta myöhemmin. Kaikkien kannalta on siis parempi valita käyttöön yrityskortit, joissa maksuvastuu on yrityksellä.

On kuitenkin monia yrityksiä, joissa näin ei toimita.

Raportti, jonka Eurocard on laatinut yhteistyössä Tukholman Kuninkaallisen teknillisen korkeakoulun (KTH) kanssa, osoittaa, että vain 68 prosenttia yrityksistä suunnittelee hankkivansa yrityskortit kaikille niille työntekijöilleen, joiden tehtäviin liittyy työmatkakuluja. Niistä yrityksistä, jotka ovat kulujen hallinnassa tehokkaimpia, vastaava osuus on peräti 80 prosenttia.

Parempi hallinta ja turvallisuus

Yrityksen maksuvastuulla olevien yrityskorttien etuja ovat myös parempi hallinta ja turvallisuus.

Pitkälle kehitettyjä ohjelmistoja hyödyntämällä yritykset voivat suoraan hallita kaikkia korttejaan, muuttaa ehtoja ja tarvittaessa sulkea kortteja. Mobiililaitteet ja oikeat sovellukset voivat tuoda helpotusta kaikille työntekijöille.

Yhteenveto

• Monilta yrityksiltä puuttuu selkeä ohjeistus, mitä luottokortteja työntekijöiden tulee käyttää työmatkakuluihinsa.
• Yrityksen maksuvastuulla olevat yrityskortit antavat parhaan perustan tehokkaalle automatisoidulle kulujen hallinnan prosessille.
• Kun otatte käyttöön yrityksen maksuvastuulla olevat kortit, pystytte paremmin hallitsemaan työntekijöiden maksamia työhön liittyviä kuluja.
• Uuden ohjelmiston avulla on mahdollista valvoa yrityskorttien käyttöä ja muuttaa ehtoja reaaliaikaisesti.