Tuore tutkimus osoittaa, että digitaalisen käsittelyn eduista huolimatta useat yritykset jatkavat kuittien manuaalista käsittelyä. – Monet luulevat, että digitalisointi on kallista ja monimutkaista. Tosiasiassa digitalisoinnin säästöt voivat olla merkittävästi kuluja suuremmat, Eurocardin Sales & Customer Relationships johtaja Ila Sabet Bergström kertoo.
Kuittien käsittelyä 235 pohjoismaisessa organisaatiossa kartoittava tuore tutkimus osoittaa, että yritysjohto ja päivittäin kuitteja käsittelevät työntekijät kokevat digitaalisten työskentelytapojen mahdollisuudet ja edut varsin eri tavalla.
– Johtoasemassa toimivat henkilöt ja päivittäin kuitteja käsittelevät työntekijät näkevät digitalisoinnin mahdollisuudet hyvin eri tavoin.
Järjestelmien kanssa tiiviisti tekemisissä olevat työntekijät tunnistavat selvästi paperikuittien manuaalisen käsittelyn puutteet ja näkevät digitaalisten ratkaisujen tarjoamat mahdollisuudet, Ila Sabet Bergström sanoo.
Tutkimus osoittaa kuitenkin myös, että kuittien manuaalinen käsittely vaikuttaa kielteisesti useisiin yrityksen osiin, esimerkiksi yksittäisten työntekijöiden motivaatio laskee ja petosriski kasvaa.
- Tämä tieto ei ole kuitenkaan vielä niin laajalle levinnyttä, ja siksi myös yrityksen johdon on vaikea arvioida, kuinka kannattavaa digitaalinen kuittien käsittely todellisuudessa on yritykselle, hän jatkaa.
Tutkimuksen mukaan yrityksen johto on haluton digitalisoimaan kuittien käsittelyä ennen kaikkea kolmesta syystä:
- Se maksaa liikaa.
- Tällöin huomioidaan ainoastaan muutoksen aiheuttamat kustannukset, eikä kiinnitetä huomiota siihen, kuinka paljon yrityksellä kuluu tällä hetkellä rahaa tehottomiin prosesseihin ja järjestelmiin. Tutkimuksessa on käytetty selkeää laskentamallia, jonka avulla saa muodostettua helposti yleiskuvan siitä, kuinka suurista kuluista tällä hetkellä on kyse, Ila Sabet Bergström kertoo. - Ratkaisun integrointi nykyisiin IT-järjestelmiin on hankalaa.
- Yleensä yrityksellä ei ole ongelmia integroida digitaalista kuittien käsittelyjärjestelmää olemassa olevaan IT-rakenteeseensa, koska suurin osa kuittien käsittelyjärjestelmistä on jo kytketty yhteen erilaisten pohjoismaisten talousjärjestelmien kanssa. - Aihetta ei pidetä kovin tärkeänä.
- Yritysjohto on usein sitä mieltä, että kuittien käsittelyn uudistamisen mahdolliset säästöt ovat liian pieniä. Tällöin aliarvioidaan muutoksen positiivinen vaikutus koko yritystoiminnan kannalta. Tutkimus osoittaa, että digitaalista kuittien käsittelyä käyttävien yritysten työntekijät ovat motivoituneempia ja sitoutuneempia noudattamaan lainsäädäntöä. Lisäksi digitaalinen kuittien käsittely pienentää väärinkäytösten riskiä täysin manuaaliseen käsittelyyn verrattuna, Ila Sabet Bergström toteaa.
