Zofie Sandmanin tarvitsee vain kuvata paperikuitti ostotapahtuman jälkeen. Loppu hoituu itsestään. - Nyt teen kuluraportit parissa minuutissa. Aiemmin siihen saattoi mennä tunteja, hän sanoo.
Zofie Sandman ottaa kännykän käteensä, avaa Eurocard-sovelluksen ja ottaa tottuneesti kuvan jälleen uudesta paperikuitista. Teser Groupin (entinen Eatery Sverige Group) sijoittautumis- ja kiinteistöpäällikkönä hän tekee kuukausittain työmatkoja, ja kulukuitteja kertyy paljon.
- Kyllä, minulle todellakin kertyy paljon kuitteja, ja kaikki niistä on tilitettävä esimerkiksi pysäköintien, liikelounaiden, junamatkojen ja hotelliyöpymisten jälkeen. Osa kuiteista on tietenkin valmiiksi digitaalisia, mutta suurin osa on edelleen paperikuitteja, hän sanoo.
Aiemmin kuittien käsittely oli Zofie Sandmanin mielestä työlästä ja sekavaa.
Ennen prosessi vei paljon aikaa
- Kuukauden lopussa minulla oli aina kasoittain paperikuitteja, jotka piti lajitella ja teipata tulostettuun Excel-taulukkoon, ja mukaan oli liitettävä käsin kirjoitettu kommentti siitä, mihin kulu liittyi. Tämä vei paljon aikaa, ja kuitit saattoivat välillä kadota tai tahriintua, Zofie sanoo.
Kaikki muuttui vuoden 2023 alussa, kun hän alkoi käyttää Eurocard-yrityskorttia ja siihen liittyvää sovellusta. Kortin liittäminen sovellukseen ja toimintoihin tutustuminen vei vain muutaman minuutin. Sen jälkeen kulujen raportointi on helpottunut huomattavasti.
- Heti kun saan uuden paperikuitin, kuvaan sen sovelluksella . Se kestää enintään 20 sekuntia. Voisin käyttää myös matkapuhelimen tavallista kameratoimintoa, mutta minusta kuittikuvista tulee parempia sovelluksen avulla.
Helpottaa monia vaiheita
Kuvattu kuitti yhdistyy sovelluksessa saman tien täysin automaattisesti oikeaan tapahtumaan. Samalla sekä ostotapahtuma että kuitti kirjautuvat ulkoiseen matka- ja kululaskujärjestelmään, jonka yritys on integroinut Eurocard-palveluun.
- Kuukauden lopussa saan sähköpostin, jossa ilmoitetaan, että minulla on kuluraportti. Raportista näen kaikki tapahtumat kuitteineen. Tarkistettuani, että kaikki on kunnossa, välitän raportin esimiehelleni lopullista hyväksyntää varten, ja se on siinä!
Zofie Sandman näkee pelkkiä etuja siinä, että yritykset digitalisoivat paperikuittinsa.
- Minulta, esimieheltäni ja talousosastoltamme säästyy paljon aikaa, ja samalla kuittien katoamisriski minimoidaan. Tämä helpottaa asioita kaikilla tasoilla, Zofie sanoo.
