Besikta Bilprovning omistaa 200 paikallista katsastusasemaa Ruotsissa, ja yrityksen oli parannettava kaikkien ostojensa hallintaa. Tämä onnistui oikean yrityskortin, uusien maksukäytäntöjen ja keskitetyn verkkoportaalin avulla. - Ero aiempaan on merkittävä, sanoo talouspäällikkö Sophia Palebo.
Besikta Bilprovning on kasvanut nopeasti vuoden 2013 alusta alkaen ja varsinkin vuonna 2016 ClearCar-yhtiön oston myötä. Nykyään yrityksellä on 200 katsastusasemaa 164 paikkakunnalla eri puolilla maata, ja se on näin yksi alan suurimmista toimijoista Ruotsissa. Näin suuressa ja laajalle levittäytyneessä organisaatiossa tehdään luonnollisesti myös paljon ostoja.
- Ostoihin sisältyy kaikkea ruuveista ja muttereista työmatkoihin, markkinointiin ja käyttötarvikkeisiin. Kaikkia ostoja hallitaan matriisissa, ja kunkin katsastusaseman päällikkö vastaa paikallisista kuluista, kertoo Besikta Bilprovningin talouspäällikkö Sophia Palebo.
Tämä on suurimuutos parin vuoden takaiseen verrattuna. Aiemmasta hitaasta ja sekavasta ostoprosessista on saatu tehokas digitaalinen koneisto, jossa jokaista tapahtumaa seurataan reaaliajassa.
Paljon paperityötä
- Aiemmin korttien hallinta tapahtui aina paperilla, uudet toimittajat luotiin manuaalisesti hankintojen jälkeen ja toimitusjohtajan oli vahvistettava kaikki korttihakemukset. Kaikki tapahtui hitaasti, ja toimittajista, kuiteista ja korteista oli erittäin vaikea saada hyvää kokonaiskuvaa, Sophia Palebo kertoo.
Besikta Bilprovningin laskentapäällikkö Lislott Fraser Borglin on samaa mieltä.
- Aiemmin korttiostoja ei käsitelty nykyisessä palkkajärjestelmässämme, ja koska tositteista ei ollut kuviakaan, käsittely oli hidasta ja epäluotettavaa, hän muistelee.
Vuoden 2022 alussa ostoprosessia päätettiin uudistaa ostomatriisilla ja ottamalla samalla käyttöön maksuratkaisu kulujen hallintaa ja paperitöiden minimointia varten. Valitsimme Eurocardin.
- Vaatimuksena oli, että kortit voitaisiin liittää keskusportaaliin ja kaikkia tapahtumia voitaisiin seurata reaaliajassa. Lisäksi halusimme mahdollisuuden käsitellä kuitit kuvina ja yhdistää tapahtumat automaattisesti palkkajärjestelmään tilitystä varten, Sophia Palebo kertoo.
”Ero aiempaan on merkittäva”
Nykyään kaikilla katsastusasemien päälliköillä on oma Eurocard-yrityskortti, joita hallinnoidaan Eurocard Portalissa. Besiktan yrityskorttien hallinnoijat voivat nähdä, mikä kortti kuuluu kenellekin, tilata uusia ja sulkea kortteja sekä asettaa yksittäisille korteille ostorajoja.
Myös kortinhaltijalla on huomattavasti helpompaa:
- Kortinhaltija kirjaa kulut oston jälkeen digitaalisesti, ja esihenkilön vahvistettua oston talousosasto hyväksyy sen yhdessä fyysisen kuitin kanssa. Saan lisäksi automaattisen ilmoituksen heti, kun kortinhaltija haluaa lisätä toimittajan tai muuttaa kortin käyttörajoja, Sophia Palebo kertoo ja jatkaa:
- Eurocard Portalin käyttö on mahdollistanut meille kokonaisvaltaisen hallinnan, sillä sen avulla saamme kokonaiskuvan kaikista korttitapahtumista, laskuista ja toimittajista. Ero aiempaan työskentelytapaamme on merkittäva.
Lisänä virtuaalinen kortti
Besikta Bilprovning on täydentänyt fyysistä yrityskorttiaan myös virtuaalisella yrityskortilla.
- Käytämme sitä mainonnan verkko-ostojen, kuten Facebook- ja Google-mainosten, maksamiseen, kertoo virtuaalikorttia hallinnoiva Lislott Fraser Borglin.
- Kortti on helppo myös jakaa kollegoiden kanssa, ja pysyn ajan tasalla, kun hyväksyn jokaisen oston mobiilipankkitunnuksilla. Lisäksi saan kuukausittain koontilaskun kaikista ostoista.
Besikta Bilprovning
Besikta Bilprovning on yksi Ruotsin suurimmista ajoneuvojen katsastuskonttoreista, joka tarjoaa mm. ajoneuvokatsastuksia, jälkitarkastuksia ja rekisteröintitarkastuksia erilaisille moottoriajoneuvoille, matkailuautoille ja peräkärryille.
