Pidä kustannukset kurissa ja välty väärinkäsityksiltä ja petosyrityksiltä selkeällä korttipolitiikalla. -Tee siitä lyhyt ja selkeä, jotta kaikki voivat noudattaa sitä, sanoo Beate Svendsen, Eurocardin Key Account Manager.

Kaikilla työpaikoilla, joissa käytetään yrityskortteja, tulisi olla korttipolitiikka, Beate Svendsen toteaa.

-Selkeä dokumentti, joka kuvaa, miten yrityskortteja käytetään ja miten kulukorvauksia haetaan, säästää aikaa ja minimoi väärinkäsitysten ja väärinkäytösten riskin. Tee ohjeistuksesta lyhyt ja ytimekäs, jotta kaikki osaavat noudattaa sitä, hän sanoo.

Onnistuneen korttipolitiikan perusedellytys on, että yritys käyttää yrityskortteja, joiden maksuvastuu on yrityksellä.

-Tällöin kortit toimivat ongelmitta yritysratkaisujen kanssa, joissa ostokset näkyvät reaaliajassa, voidaan asettaa ostorajoja ja kortteja sulkea tarvittaessa. Lisäksi kortit voidaan integroida helposti matka- ja kulu-laskujärjestelmiin, jotka mahdollistavat paperikuittien digitalisoinnin ja kulujen käsittelyn automatisoinnin.

Sen jälkeen voidaan aloittaa korttipolitiikan laatiminen. Jotta alku sujuisi helposti, ohessa neljäkysymystä, joihin dokumentissa tulisi vastata:

Millaisia yrityskortteja yrityksessä käytetään?

Määritä, mitä korttia käytetään, mitkä ovat kortin hakukriteerit ja ohjeista, miten korttihakemus tehdään. Kerro myös, mitä sovellusta työntekijän tulee käyttää kortin kanssa.

Miten yrityskorttia käytetään yleisesti?

Tarkenna, millaiset ostokset/kulut ovat hyväksyttyjä ja konkretisoi esimerkein. Kerro, mitä edustuskulujen osalta sovelletaan ja mitä kortinhaltijan tulee tehdä, jos korttia on vahingossa käytetty yksityisiin ostoksiin. Kuvaile kortinhaltijan vastuu kortistaan ja siitä, että hän noudattaa kortin myöntäjän ehtoja. Jos kortti joutuu petoksen kohteeksi, katoaa tai varastetaan, tulee olla selkeä prosessi, jota kortinhaltija voi helposti noudattaa.

Miten yrityskorttia käytetään työmatkalla?

Selvitä, mitä maksuja työmatkalla voi tehdä kortilla. Kerro, tuleeko matka varata tietyn matkatoimiston kautta ja mitkä hintatasot koskevat esimerkiksi hotellien ja lentojen varaamista. Varmista myös, että politiikassa on selkeä ohjeistus siitä, mitä sovelletaan juomarahoihin ja käteismaksuihin, tai jos hyväksytystä kulusta ei ole mahdollista saada kuittia.

Miten laskutus ja kulujen raportointi hoidetaan?

Lähetetäänkö laskut suoraan työntekijälle vai yritykselle? On tärkeää ilmaista selkeästi, kuka vastaa laskun maksamisesta ajoissa. On myös tärkeää selittää, mitä järjestelmiä/työkaluja käytetään kulujen raportointiin. Kuvaile vaihe vaiheelta, miten kuluraportointi tehdään ja millaisia kuitti- ja laskutusasiakirjoja tarvitaan.