Hold omkostningerne nede, og undgå både misforståelser og svindel med en enkel kortpolitik. -Gør den kort og konkret, så alle kan følge den, siger Beate Svendsen, Key Account Manager hos Eurocard.
Alle arbejdspladser, hvor firmakort anvendes, bør have en kortpolitik, mener Beate Svendsen.
Et tydeligt dokument, der beskriver reglerne for brugen af firmakort og håndtering af udlæg, sparer tid og minimerer risikoen for misforståelser og misbrug. Men gør den kort og konkret, så alle kan følge den, siger hun.
En grundforudsætning for en succesfuld kortpolitik er, at virksomheden anvender firmakort, hvor virksomheden står som kreditansvarlig.
Så fungerer kortene problemfrit med firmaløsninger, hvor man kan se køb i realtid, sætte købsgrænser og spærre kort. Desuden kan kortene integreres med udlægs- og rejseafregningssystemer, som gør det muligt at digitalisere papirkvitteringer og automatisere udlægshåndteringen.
Når det er på plads, er det tid til at udarbejde kortpolitikken. For at gøre processen lettere er her fire spørgsmål, der bør besvares i dokumentet:
Hvilken type firmakort gælder i virksomheden?
Angiv, hvilket kort der skal bruges, hvilke ansøgningskriterier der gælder, og hvordan kortansøgningen foregår. Informér også om, hvilken app medarbejderen skal bruge sammen med kortet.
Hvordan skal firmakortet generelt anvendes?
Gør det klart, hvilken type indkøb/udlæg der er godkendt, og konkretisér gerne med eksempler. Informér om reglerne for repræsentation, og hvad kortindehaveren skal gøre, hvis kortet ved en fejl er brugt til private indkøb. Beskriv kortindehaverens ansvar for at følge kortudstederens vilkår. Hvis kortet udsættes for svindel, mistes eller bliver stjålet, skal der være en enkel procedure, som kortindehaveren kan følge.
Hvordan skal firmakortet bruges på forretningsrejser?
Klargør reglerne for betalinger på forretningsrejser. Informér, om rejsen skal bookes gennem et specifikt rejsebureau, og hvilke prisniveauer der gælder ved booking af f.eks. hotel og fly. Politikken bør også tydeliggøre reglerne for drikkepenge, kontant betaling og håndtering af udgifter uden kvittering.
Hvordan skal fakturering og udlægsrapportering foregå?
Skal fakturaer sendes direkte til medarbejderen eller virksomheden? Det bør være klart, hvem der har ansvaret for at betale fakturaen til tiden. Det er også vigtigt at forklare, hvilke systemer/værktøjer der skal bruges til udlægsrapportering. Beskriv trin-for-trin, hvordan rapporteringen skal gennemføres, og hvilken type kvitterings- og fakturadokumentation der kræves.
